Moderne Kalkulationsverfahren / 2.1 Gemeinkosten gegen direkte Kosten

Es gibt eine Vielzahl von Entwicklungen, die dazu führen, dass immer weniger Kosten den einzelnen Produkten ohne Umwege direkt zugeordnet werden können.

• Wachsende IT-Unterstützung hilft dabei, die wachsenden Anforderungen wirtschaftlich zu erfüllen. Dabei wird direkt zuordenbare Arbeit eines Sachbearbeiters durch zentral entstehende Kosten für Abschreibung, Miete, Wartung und Unterhalt der IT-Systeme ersetzt.
• Mit flexiblen Fertigungsanlagen kann der Nachfrage nach individuellen Produkten wesentlich effektiver entsprochen werden. Die Kosten der Bearbeitungszentren, Montagebänder oder ähnlicher Einrichtungen müssen auf viele unterschiedliche Produkte verteilt werden. Die direkt zugeordneten Kosten für Spezialmaschinen entfallen dann.
• Große Aufträge mit wenigen Artikeln werden selten, kleine Aufträge mit vielen unterschiedlichen Artikeln werden mehr. Dadurch werden die innerbetriebliche Logistik, die Kommissionierung und der Versand wesentlich aufwendiger. Die Gemeinkostenblöcke wachsen.
• Die Entwicklung der gewünschten kundenindividuellen Produkte verursacht ebenso Kosten wie deren Verwaltung und Herstellung. Gegenüber den direkten Kosten des Produkts wächst also der Block an Kosten, der traditionell verteilt wird. Nicht alles kann über Sondereinzelkosten abgehandelt werden.

Verteilung der Kosten

Die großen Blöcke an Gemeinkosten machen es notwendig, dass sich die Kostenrechner mit der Verteilung dieser erheblichen Beträge auf die Produkte beschäftigen. Wenn z. B. die Spezialmaschine, die nur für die Herstellung eines Artikels genutzt wird, gewartet wird, werden diese Kosten dem entsprechenden Produkt belastet. Die Wartung eines flexiblen Verarbeitungszentrums, auf dem mehrere Artikel gefertigt werden, muss auf die vielen Produkte verteilt werden. Das ist eine zusätzliche Aufgabe und eine Ursache für das im folgenden Kapitel angesprochene Schlüsselproblem.

In der früheren Kalkulationsumgebung waren Gemeinkosten meist fix. Abschreibungen fielen an, auch wenn nicht produziert wurde. Die Energiekosten sanken nur unmerklich, wenn nur wenige Produkte hergestellt wurden. Das ist bei den typischen Gemeinkosten in Bereichen wie der Verwaltung auch heute noch so. Der Anteil der variablen Gemeinkosten, vor allem in der Produktion, steigt jedoch. Das hat auch mit einer höheren Effizienz der Maschinen zu tun, in der Leerlaufeinstellungen verbessert und Energie-, Material- oder Werkzeugverbräuche individueller gesteuert werden. Das muss sich die Kalkulation zunutze machen.

Instrumente besser nutzen

Die Kostenrechnung hält einige Instrumente bereit, mit deren Hilfe die Kalkulation unter diesen Bedingungen zu besseren Ergebnissen kommt:

• Die Kostenträgerrechnung verbucht bereits alle direkten Kosten auf den verursachenden Kostenträger. Wird der Detaillierungsgrad erhöht, können auch neue Kostenblöcke besser aufgeteilt werden. Dazu ist eine genauere und damit aufwendigere Erfassung von Zeiten (Bearbeitungszeiten, Fertigungszeiten, …) notwendig.
• Eine detailliertere Aufteilung der Kostenarten kann dabei helfen, mit geringem Aufwand bereits in der Buchhaltung eine Zuordnung von Gemeinkosten zu verbessern oder sogar aus Gemeinkosten direkte Kosten zu machen.
• Mit der Prozesskostenrechnung werden die Kosten für bestimmte Abläufe ermittelt. Nimmt ein Produkt einen solchen bekannten Ablauf in Anspruch, kann eine Zuordnung der Kosten auch in der Kalkulation erfolgen. Ist z. B. bekannt, wie viel der Prozess der Entwicklung einer Verpackung kostet, dann kann jede neue Verpackung mit diesem Kostenfaktor bewertet werden. Das entlastet die Verteilung von Gemeinkosten, da die Kosten nicht mehr allgemein gültig sind, sondern direkt zugeordnet werden können.

Praxis-Tipp

Gegebene Möglichkeiten nutzen

Moderne IT-Systeme und neue flexible Bearbeitungszentren verfügen über digitale Aufzeichnungen der Inanspruchnahme durch Nutzer und Produkte. Verwenden Sie diese, um die IT-Kosten arbeitsplatz- und aufgabengenau zu verteilen oder die Nutzungszeit der Anlagen durch einzelne Produkte digital festzuhalten. Die Steuerungen können mit geringen Aufpreisen gekauft werden. Über Schnittstellen kann dann eine Verteilung automatisch vorgenommen werden.

Es ist also nicht sinnvoll, die steigenden Gemeinkostenblöcke über wachsende Gemeinkostenzuschlagssätze in der Artikelkalkulation zu verteilen. Für eine moderne Kalkulation muss die Kostenrechnung zusätzliche Informationen liefern und möglichst Transparenz in den Kostenblock bringen. Eine besondere Abhängigkeit der Gemeinkosten von bestimmten Kostentreibern kann dann erwartet werden, wenn sich große Gemeinkostenblöcke als variabel erweisen.