Moderne Budgetierung: Überblick und Standortbestimmung

Zusammenfassung

 

Überblick

  • Der Planungs- und Budgetierungsprozess ist in vielen Unternehmen starr und ressourcenintensiv, was zu einer gewissen Unzufriedenheit der Mitarbeiter bei der Ausführung führt.
  • Das Konzept der Modernen Budgetierung soll diesem Missstand entgegenwirken, indem es den Budgetierungsprozess einfach, flexibel und integriert gestaltet sowie die Organisation und Wertschöpfung klar abbildet und Absichten eindeutig kommuniziert.
  • Durch den digitalen Wandel verändern sich nicht nur Produktion und Vertrieb, sondern auch die Controllingprozesse enorm. Bei steigendem Grad der Digitalisierung kann das Konzept der Modernen Budgetierung besser umgesetzt werden. Der vorliegende Beitrag soll aufzeigen, wie die digitale Transformation die Moderne Budgetierung beeinflusst, welche Vorteile dies im Controlling schafft und wie verbreitet das Konzept mittlerweile in der Unternehmenspraxis ist.

1 Ausgangssituation in der Finance-Praxis

Auf der Agenda der CFOs stehen aktuell viele Verbesserungsinitiativen. Besonders der Budgetierungsprozess steht vor zahlreichen Herausforderungen. In vielen Unternehmen genügt der Planungs- und Budgetierungsprozess nicht mehr den gewünschten und sich stetig ändernden Anforderungen. Die traditionelle Budgetierung ist starr sowie ressourcen- und zeitintensiv. Hinzu kommen häufig viele Iterationen und aufwendige Abstimmungsrunden sowie eine oft schlechte Kommunikation und Zusammenarbeit der verschiedenen Unternehmensbereiche. Die Motivation der beteiligten Mitarbeiter ist bei der Budgeterstellung dementsprechend eher zurückhaltend. Des Weiteren erschweren unvorhersehbare Ereignisse und Krisen, wie z. B. Rezessionen oder Marktveränderungen, die Erstellung der operativen Planung. Indes bleibt die Budgetplanung unabdingbar, denn das Budget und der daraus resultierende Plan zeigen ein Bild der Zukunftsperspektive für das Unternehmen auf und dienen nicht nur der Unternehmenssteuerung, sondern auch der Zielerreichung im folgenden Jahr. Eine völlige Neuausrichtung ist in den meisten Fällen daher zwingend notwendig.

Ziel des Beitrags ist es, das Konzept der Modernen Budgetierung des Internationalen Controller Vereins (ICV) darzustellen und die Vorteile durch die digitale Transformation aufzuzeigen. Anhand von Praxisbeispielen für jedes der 4 Prinzipien der Modernen Budgetierung, soll dem Leser aufgezeigt werden, warum es sich lohnt, das Konzept auch im eigenen Unternehmen zu integrieren und veranschaulicht werden, welche Anwendungsmöglichkeiten bestehen.

2 Die Moderne Budgetierung

Die Budgetierung ist ein zentrales Instrument der Unternehmensführung und bildet die operativen Planungsinhalte monetär ab. Budgets spiegeln zudem die Ergebnisse der strategischen Planung wider, indem sie ein Mittel darstellen, um langfristige, strategische Ziele in mittel- und kurzfristige Ziele zu übersetzen. In einer zunehmend komplexen, volatilen, unsicheren und mehrdeutigen (VUCA = volatile, uncertain, complex, ambiguous) Unternehmensumwelt ist es notwendig, die Budgetierung an die veränderten Rahmenbedingungen anzupassen.

Diesem Umstand hat sich der ICV im Jahr 2007 mit Partnern aus Wissenschaft, Beratung und Praxis angenommen und ein praxistaugliches Konzept der "Modernen Budgetierung" entwickelt, das im Idealfall als Best Practice aufgefasst werden kann. Die Moderne Budgetierung soll zurück zum Kern der Formalzielplanung führen. Zudem soll die Budgetierung mit der Strategie, den Unternehmenszielen und dem Managementsystem verknüpft sein. Moderne Budgetierung bedeutet aber nicht, neue Tools oder Konzepte zu erfinden. Der vom ICV ausgearbeitete Entwurf dient ebenfalls nicht dazu, von den Unternehmen spiegelbildlich adaptiert zu werden, sondern ist vielmehr eine begründete Empfehlung, auf deren Basis ein passendes System aufzubauen ist. Grundsätzlich werden 3 zentrale Gestaltungsempfehlungen für den Planungsprozess und die Planungsebenen gegeben. Die Budgetierung soll einfach, flexibel und integriert sein. Was darunter zu verstehen ist, wird im Folgenden erläutert:

  • Einfach: Das Prinzip zeichnet sich durch schlanke Abläufe, die sich nur auf steuerungsrelevante Inhalte beschränken, den Einsatz von nutzenbringenden Instrumenten und Methoden, wenige Eingangsgrößen und dem Finden einer optimalen Detaillierung aus.

    Die Einfachheit der Budgetierung ist wichtig, da Prozesse und Strukturen für alle Beteiligten leichter verständlich werden und dadurch eine höhere Akzeptanz geschaffen werden kann. Zudem lassen sich die Prozesse dadurch leichter an Veränderungen anpassen, d. h., dass eine schnellere Reaktionsgeschwindigkeit gewährleistet werden kann.

  • Flexibel: Dieses Prinzip ist erfüllt, wenn es eine Bereitschaft für Änderung, Sensitivitäten und Szenarien gibt, relative Ziele aufgrund von Benchmarks integriert wurden, (rollierende oder teilrollierende) Forecasts durchgeführt und Ressourcen flexibel und kontrolliert umgeschichtet werden können.

    Auch die Budgetierung muss an die Veränderungen der Unternehmensumwelt angepasst werden können. Dazu muss eine Handlungsbereitschaft bestehen und geeignete Systeme ber...

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