Auftragskalkulation mit Zwischen- und Nachkalkulation / 4 Arbeitszeiten für die Zwischenkalkulation

Um den Kalkulationsverlauf eines Projekts zu verfolgen, können Sie die erbrachten Arbeitszeiten möglichst zeitnah erfassen. Die Arbeitszeiten sollten aus den täglichen Arbeitsberichten der entsprechenden Mitarbeiter ersichtlich sein. Achten Sie darauf, dass die Arbeitsberichte z. B. durch Ankreuzfelder so gestaltet sind, dass der Arbeitstyp also beispielsweise Projektarbeit eindeutig zugeordnet werden kann, damit es beim Übertragen der Stundenwerte nicht zu unbeabsichtigten Verwechslungen kommt.

Abb. 6: Erfassen Sie hier die angefallenen Arbeitsstunden getrennt nach den jeweiligen Bereichen

In dem Arbeitsblatt Arbeitszeiterfassung können Sie die Arbeitsstunden getrennt nach Projekt-, Zusatz- und Werkstattarbeiten eintragen (s. Abb. 6), wobei Ihnen Dropdown-Felder die Eingabe der Mitarbeiternamen erleichtern.

Bei den Dropdown-Feldern handelt es sich um ein Steuerelement von Excel, das Sie mit den folgenden Arbeitsschritten anlegen:

Step by Step

Dropdown-Felder anlegen

1. Wechseln Sie in das Register Entwicklertools. Im Bereich Steuerelemente klicken Sie auf das Symbol Einfügen und öffnen dadurch die Toolbox.
2. Aktivieren Sie in der Toolbox im Bereich Formularsteuerelemente das Tool Kombinationsfeld und ziehen Sie auf dem Arbeitsbereich ein entsprechend großes Feld in der Spalte Mitarbeitername auf.
3. Jetzt müssen Sie den Bezug zu den im Arbeitsblatt Stammdaten hinterlegten Werten herstellen. Klicken Sie dazu das Kombinationsfeld mit der rechten Maustaste an und wechseln Sie im Eigenschaften-Dialogfenster in die Registerkarte Steuerung.

4. Definieren Sie im Feld Eingabebereich den Bezugsbereich für den Inhalt des Kombinationsfeldes. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Datenbereich-Eigenschaften am rechten Rand des Eingabebereichs, wechseln in das Arbeitsblatt Stammdaten und markieren den entsprechenden Bereich, in diesem Fall also die Felder mit den Mitarbeiternamen.

   Achten Sie darauf, dass es 2 Gruppen von Mitarbeitern gibt, und zwar für den Projekt- und Werkstattbereich. Je nachdem, welche Auswahl Sie später aus diesem Kombinationsfeld tätigen, wird ein Zahlenwert zurückgeliefert, der gespeichert werden muss. Am besten ist es, Sie lassen diesen Wert in die Spalte rechts neben dem Mitarbeiternamen eintragen. Sie müssen Excel lediglich mitteilen, um welche Zelle es sich handelt. Dies definieren Sie im Feld Zellverknüpfung (s. Abb. 7).

5. Im Feld Dropdownzeilen: geben Sie an, wie viele Zeilen das Kombinationsfeld enthalten soll. In diesem Fall sind es 11 Stück, und zwar ein leeres Feld und 10 Felder für die Mitarbeiternamen.
6. Um zu verhindern, dass der zurückgelieferte Wert nicht versehentlich überschrieben wird, markieren Sie abschließend die gesamte Spalte, führen einen rechten Mausklick darauf aus und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl Ausblenden.

Abb. 7: Weisen Sie den Kombinationsfeldern die dazugehörigen Parameter aus den Stammdaten zu.

Im unteren Bereich der Arbeitszeiterfassung werden alle erfassten Stunden kumuliert und separat angezeigt (s. Abb. 8). Die kumulierten Summen fließen in die entsprechenden Projektbereiche in dem Arbeitsblatt Nachkalkulation ein.

Praxis-Tipp

Arbeitsblatt erweitern

Sollten Sie umfangreichere Projekte abwickeln, dann können Sie dieses Arbeitsblatt durch Kopieren der Zeilen beliebig erweitern. Achten Sie in diesem Fall bitte darauf, dass Sie die Zellverknüpfungen für die zurückgelieferten Werte aus den einzelnen Kombinationsfeldern entsprechend anpassen.

Abb. 8: Die Kumulierung der erfassten Arbeitsstunden nach den einzelnen Projektbereichen