Management Reporting: Stand und Herausforderungen / 2 Anforderungen an das Reporting

Möglicher Handlungsbedarf muss sichtbar werden

Berichte sollen auf allen Ebenen die strategische und operative Unternehmensführung unterstützen. Dabei stellt sich immer die Frage was (Inhalt), wie (Form), wann (Zeitpunkt und Frequenz) sowie wer (Sender, Ersteller) an wen (Empfänger) berichtet (wird). Damit Berichte ihren Zweck erfüllen und die Informationsbedarfe der Empfänger bestmöglich abdecken, müssen eine Reihe von Anforderungen bei der Berichterstellung erfüllt werden.^[1]

• Empfängerorientierung: Berichte sind auf die Bedürfnisse der Empfänger abzustimmen. Die Daten sind in einer entsprechenden Verdichtung darzustellen und auf die für den Empfänger relevante Informationsmenge zu begrenzen. Ein Information Overflow ist zu vermeiden.
• Steuerungsrelevanz: Um die wesentlichen Informationen zu berichten und eine Informationsüberflutung zu vermeiden, müssen die steuerungsrelevanten Informationen aus dem Steuerungskonzept des Unternehmens hergeleitet werden.
• Verständlichkeit und Übersichtlichkeit: Der Berichtsaufbau muss übersichtlich und der Berichtsinhalt klar gegliedert sein. Wesentliche Daten sind kurz und knapp darzustellen. Der Berichtsempfänger muss den Inhalt verstehen. Verwendete Begriffe müssen klar und eindeutig definiert sein. Übersichtsinformationen am Anfang des Berichtes schärfen den Blick für anschließende Detailinformationen. Wichtige und außergewöhnliche Sachverhalte sind hervorzuheben.
• Verbindlichkeit der Nomenklatur: Begriffe und Kennzahlen sind in den verschiedenen Berichten einheitlich zu verwenden. Dem Berichtswesen muss eine einheitliche, verbindliche Nomenklatur zu Grunde liegen. Gleiche Begriffe sind gleich zu benennen, auch wenn sie an unterschiedlicher Stelle auftauchen. Unterschiedliche Begriffe sind entsprechend unterschiedlich zu benennen, um Missverständnisse zwischen Berichtsempfänger und Berichtersteller zu vermeiden.
• Identität: Verschiedenartige Berichte folgen einem formal einheitlichen Berichtsaufbau. Das Verstehen der Informationen durch den Empfänger wird dadurch erleichtert.
• Wahrheit und Verlässlichkeit: Daten und Informationen müssen der Wahrheit entsprechen und frei von Manipulationen sein. Berichte müssen fristgerecht erstellt werden, also zum vereinbarten Termin verfügbar sein.
• Aktualität: Damit Informationen aus Berichten Nutzen stiften, müssen sie aktuell sein.
• Wirtschaftlichkeit und Effizienz: Durch Standardisierung und Automatisierung soll der Aufwand der Berichtgenerierung minimiert werden. Zudem soll so wenig wie möglich, so viel wie nötig berichtet werden.
• Interpretierbarkeit und Reaktionsorientierung: Die Aussagekraft von Berichten lässt sich durch die Verwendung von Vergleichswerten (Vorjahr, Soll-Ist) und Prognosedaten deutlich erhöhen. Daten sollen interpretiert und daraus resultierend Steuerungsmaßnahmen herausgearbeitet werden.
• Visualisierung: Berichtsinhalte müssen aufbereitet, visualisiert und präsentiert werden. Durch eine entsprechende Aufbereitung und Darstellung erst können Sachverhalte und Zusammenhänge aufgenommen und verstanden werden.
• Integration: Der Aussagewert einzelner Berichte wird erhöht, wenn Berichte sachlogisch untereinander verknüpft sind und Informationen aus anderen Berichten aufgreifen sowie weiterverarbeiten. Dazu sind Datenintegrität unerlässlich und Informationsredundanzen zwischen den Berichten gewünscht. Das trägt zur Konsistenz der Berichte bei.
• Akzeptanz: Die Akzeptanz der Informationen hängt neben der Beurteilung der Zweckorientierung von den Persönlichkeitsmerkmalen der Empfänger und Sender ab sowie von der Partizipation der Empfänger an der Berichterstellung. Die Partizipation der Empfänger an der Berichterstellung steigert die Berichtsakzeptanz. Zugleich müssen sich die Sender bzw. Verfasser von Berichten durch Glaubwürdigkeit auszeichnen.

Abb. 2: Anforderungen an das Reporting

Ein gutes Reporting muss also umfassend, aktuell, transparent, frei von Manipulationen und verständlich sein. Es muss sich an der Steuerungslogik des Unternehmens orientieren und empfängerorientiert sein. Neben der Darstellung der richtigen Inhalte ist deshalb insbesondere die Aufbereitung und Visualisierung der Daten wichtig, um möglichst schnell Informationen aufnehmen und die richtigen Entscheidungen ableiten zu können. Die adressatengerechte Aufbereitung von Informationen erhöht die Qualität betrieblicher Entscheidungen und stellt somit einen wesentlichen Erfolgsfaktor dar.

Single Source of Truth erfordert zentrale Datenhaltung

Die Basis zur Umsetzung eines guten Reportings bildet der Einsatz geeigneter IT-Systeme.^[2] Die IT hat die Logik und die Abläufe des fachlichen Steuerungs- und Reporting-Konzeptes umzusetzen, nicht aber zu bestimmen. Voraussetzung hierfür ist, dass eine zentrale Datenbank im Sinne eines "Single Source of Truth" existiert, in der Daten aus verschiedenen Quellen abgelegt und für verschiedene Berichtsanlässe, -typen und -empfänger aufbereitet und genutzt werden. Zur Datenaufbereitung sind Standardwerkzeuge mit einer dazugehörig...