Im Berichtswesen werden typischerweise drei Phasen durchlaufen.[1] In der Phase der Informationsgewinnung werden die Daten aufbereitet und an die Bedürfnisse der Empfänger angepasst. Die Daten werden damit erst zu Informationen. Daran schließt sich die Weitergabe der Information, die Informationsvermittlung an; sie erfolgt durch Kommunikation. Den Abschluss bildet die Phase der Informationsnutzung, in der sich herausstellt, in welchem Maße das Berichtswesen zur Informationsversorgung der Unternehmensführung beiträgt und die Berichtszwecke erfüllt. Zugleich werden Erkenntnisse für eine Weiterentwicklung der Berichterstattung gewonnen.

Abb. 1: Abläufe im Berichtswesen

Der Informationsbedarf bestimmt, welche Informationen zur Verfügung gestellt werden sollen. Er hängt vom Informationsbedürfnis der Entscheidungsträger ab. Es sind subjektive und objektive Informationsbedarfe zu unterscheiden. Der subjektive Informationsbedarf ergibt sich aus der persönlichen Annahme, welche Informationen zur Lösung einer Aufgabe nötig sind. Der objektive Bedarf bestimmt sich aus der Aufgabe selbst und ist vom Entscheider unabhängig.[2]

Die Notwendigkeit eines institutionalisierten Informationsflusses rührt daher, dass der Ort der Informationsentstehung und der Ort der Informationsverwendung organisatorisch auseinander fallen. Informationsentstehungsorte sind die einzelnen Teilbereiche des Unternehmens, z. B. der Vertrieb oder das Rechnungswesen. Der Informationsverwendungsort stellt die Unternehmensführung dar. Aufgabe des Berichtswesens ist es entsprechend, die Verbindung zwischen den verschiedenen Bereichen und dem Management herzustellen. Ziel ist es, empfängerorientierte, zur Problemlösung geeignete Informationen zur richtigen Zeit mit der erforderlichen Verdichtung zu erbringen und in einer geeigneten Form darzustellen. Je größer dabei ein Unternehmen und je spezialisierter die einzelnen Abteilungen sind, desto wichtiger wird die Funktion des Berichtswesens.

Die Aufgabe, die vom Management benötigten Informationen zur Verfügung zu stellen, ist somit eine Kernfunktion des Controllings. Das Berichtswesen gehört damit zu den Basiswerkzeugen des Controllings und stellt ein elementares Rüstzeug des Controllers dar.[3]

[1] Vgl. hier und im Folgenden Taschner, 2013, S. 39 ff.
[2] Vgl. Friedl, 2013, S. 45 f.
[3] Vgl. bspw. Weber/Schäffer, 2014, S. 229.

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