Für den Lohnsteuerabzug sind die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) maßgebend. Im elektronischen Lohnsteuerverfahren meldet der Arbeitgeber seinen neuen Mitarbeiter mit den erforderlichen Angaben bei der ELStAM-Datenbank an, die ihm die maßgebende Steuerklasse und die übrigen Steuerabzugsmerkmale zum elektronischen Abruf zur Verfügung stellt.
Der Arbeitgeber erhält für seine Arbeitnehmer eine virtuelle, elektronische Lohnsteuerkarte. Bei der Lohnsteuerberechnung darf der Arbeitgeber nur die vom BZSt mitgeteilten ELStAM-Daten anwenden.[1] Er ist an diese gebunden (Grundsatz der Maßgeblichkeit der elektronisch bescheinigten Besteuerungsmerkmale).
Die beiden Lohnsteuerabzugsmerkmale der Steuerklasse und der Kinderfreibeträge gelten über das Kalenderjahr hinaus so lange fort, bis sich die tatsächlichen Verhältnisse ändern. Änderungsanträge durch den Arbeitnehmer sind diesbezüglich nur erforderlich, soweit diese nicht auf die Änderung von Personenstandsdaten zurückzuführen sind. Die Steuerklasse und Zahl der Kinderfreibeträge werden vom BZSt automatisch geändert und beim Arbeitgeber im elektronischen Verfahren mittels seiner Lohnbuchhaltungssoftware in das jeweilige Lohnkonto des Arbeitnehmers eingepflegt, wenn diese durch Mitteilungen wie Heirat oder Geburt durch die Meldebehörde ausgelöst werden.
ELStAM-Verfahren für beschränkt Steuerpflichtige
Seit 2020 ist der elektronische Abruf der ELStAM-Daten für beschränkt Steuerpflichtige möglich.[2] Die hierfür erforderliche Vergabe der persönlichen Identifikationsnummer erfolgt auf Antrag durch das Betriebsstättenfinanzamt. Der Abruf der ELStAM ist bis auf Weiteres aber nur für solche Arbeitnehmer ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland möglich, bei denen keine Lohnsteuerfreibeträge zu berücksichtigen sind. Ebenfalls aus technischen Gründen vom ELStAM-Verfahren ausgeschlossen bleiben ausländische Arbeitnehmer, die als sog. Grenzpendler auf Antrag unbeschränkt steuerpflichtig sind. In diesen Fällen hat das Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers wie bisher auf Antrag eine Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug auszustellen und den Arbeitgeberabruf zu sperren. Dies gilt auch, wenn den z. B. aufgrund eines früheren inländischen Wohnsitzes eine steuerliche ID-Nummer vorliegt.[3]
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