Leistungsvergleich: Benchmarks für den Mittelstand / 5.2 "IT-Kosten auf dem Prüfstand"

In der Veröffentlichung eines Praxisberichtes über IT-Controlling in einer Fachzeitschrift konnte der IT-Manager eines mittelständischen Produktionsunternehmens Informationen über Kosten der IT-Versorgung lesen. Beschrieben war ein Unternehmen, dessen IT-Leiter ihm durch gemeinsame Anwendertreffen bekannt war. Die Zahlen waren so interessant, dass er Kontakt aufnahm und weitere zwei Unternehmen, die ebenfalls die gleiche Software nutzten, zu einem gemeinsamen Unternehmensvergleich im IT-Bereich überreden konnte. Es sollten Benchmarks ermittelt werden, die eine Beurteilung der Kostensituation im IT-Bereich ermöglichten.

Erstellung vergleichbarer Kennzahlen

Damit standen der Kreis der teilnehmenden Unternehmen und der Vergleichsbereich fest. Um vergleichbare Kennzahlen ermitteln zu können, mussten die Zahlen der Produktionsbetriebe aus unterschiedlichen Branchen und mit unterschiedlichen Größenordnungen vergleichbar gemacht werden. Dazu wurden im ersten Schritt die folgenden Daten erhoben (vgl. Tab. 7):

Unternehmen	A	B	C	D
Umsatz [in EUR]	7.000.000	6.500.000	8.200.000	2.500.000
Mitarbeiter Verwaltung	5	5	5	2,5
Mitarbeiter Vertrieb	7	2,5	10	2
Mitarbeiter Technik	35	23	38	10
Mitarbeiter IT	1	1,5	1	0,5
Summe Mitarbeiter	48	32	54	15
Anzahl Anwender	17	12	20	8
Kosten IT pro Jahr [in EUR]	125.000	101.000	67.000	32.150
Kosten IT-Weiterbildung (3 Jahre) [in EUR]	9.000	24.500	20.000	6.000

Tab. 7: Übersicht Grundinformationen

Da kein Teilnehmer bereit war, den Erfolg des Unternehmens preiszugeben, wurde als Bewertung für den Erfolg die Kennzahl Umsatz/Mitarbeiter festgelegt. Dabei hat man unterstellt, dass die Anzahl der notwendigen Mitarbeiter einen erheblichen Einfluss auf den Gewinn einer wirtschaftlichen Tätigkeit hat. Gleichzeitig wurden die Kennzahlen im IT-Bereich wie IT-Kosten zu Umsatz pro Anwender und pro Mitarbeiter aus Verwaltung, Vertrieb und IT errechnet. Die Ausgaben für IT-Ausbildung der letzten drei Jahre pro Mitarbeiter rundeten die Kennzahlen ab (vgl. Tab. 8).

Unternehmen	A	B	C	D
Umsatz pro Mitarbeiter ­[in EUR]	145.833	203.125	151.852	166.667
IT-Kosten/Umsatz	1,8 %	1,6 %	0,8 %	1,3 %
IT-Kosten pro Anwender ­[in EUR]	7.353	8.417	3.350	4.019
IT-Kosten pro MA Verw., Vertr., IT [in EUR]	9.615	11.222	4.188	6.430
Ausbildungskosten pro MA [in EUR]	188	766	370	400

Tab. 8: Kennzahlen Benchmark IT-Bereich

Bereinigung der zu vergleichenden Unternehmen

Das Unternehmen D musste aus dem Vergleich herausgenommen werden, weil allein aufgrund der geringen Größe eine sinnvolle Interpretation nicht möglich war. Das Unternehmen A fand sich zwischen den beiden Extremen B und C wieder. Es wies einen vergleichbaren Umsatz pro Mitarbeiter auf wie C, zeigte aber ähnlich hohe Kostenwerte wie B. Unterstellt wurde nach dieser Untersuchung, dass es einen Zusammenhang zwischen der Unterstützung durch die EDV und dem Pro-Kopf-Umsatz eines Unternehmens gibt. Dann erzielt B einen wesentlich höheren durchschnittlichen Umsatz als A und C, weil es umfangreiche IT-Unterstützung bietet, während C wegen geringer IT-Unterstützung einen geringen Umsatz aufweist.

Da der IT-Manager nur wenig Einfluss auf den Umsatz hat, beschloss der Mitarbeiter des Unternehmens A, sich am Unternehmen C zu orientieren und zu versuchen, seine IT-Kosten zu reduzieren. Als Maßnahme wurde beschlossen, die IT-Ausbildung der Anwender zu verbessern und das Budget für Fortbildungskosten im IT-Bereich auf das Niveau von Unternehmen C zu erhöhen. Leider konnte der Unternehmensvergleich mit den beiden Partnern nicht wiederholt werden. Die eigenen Kennzahlen zeigten im zweiten Jahr nach der Untersuchung aber wesentliche Veränderungen in die gewünschte Richtung an.