Leistungsvergleich: Benchmarks für den Mittelstand / 2.1 Anforderungen an die Kennzahlen

Liegt der Vergleichsbereich fest, müssen die Kennzahlen für den Benchmark bestimmt werden. Dabei gelten drei Regeln, die unbedingt einzuhalten sind. Geschieht dies nicht, ist das Ergebnis nicht aussagekräftig.

1. Die gewählten Kennziffern müssen für die gewünschte Aussage die richtigen Inhalte haben. Kennzahlen stellen eine Verdichtung umfangreicher Einzeldaten zu einer Zahl dar. Sie werden also von vielen Seiten beeinflusst. So umfasst die Kennzahl "Wert einer Bestellung" für die Bewertung der Arbeit im Einkauf auch Einflüsse, die aus der Produktion, dem Vertrieb oder von den Lieferanten kommen. Geeigneter ist in einem solchen Fall die Benchmark-Kennzahl "Anzahl der Bestellungen pro Einkäufer", mit der die Leistung des Einkaufs bewertet werden kann.
2. Die Werte müssen für das Benchmarking verfügbar sein. Während die Kennzahlen für das eigene Unternehmen in aller Regel erarbeitet werden können, müssen für die Zahlen der Partner meist externe Quellen herangezogen werden. Dabei ist zu prüfen, ob die Kennzahlen vorhanden sind. So finden sich bspw. kaum Angaben über die Leistungen einzelner Mitarbeiter (Anzahl Bestellungen pro Einkäufer), Umsatzzahlen finden sich jedoch oft in Veröffentlichungen.
3. Die eigenen und fremden Werte müssen vergleichbar sein. Darum müssen alle am Vergleich beteiligten Unternehmen die Kennzahlen auf dem gleichen Weg ermitteln. Werden die Werte aus Veröffentlichungen selbst berechnet, muss die Vergleichbarkeit der einfließenden Daten sichergestellt sein. Diese Bedingung ist immer dann, wenn ein Unternehmensvergleich ohne freiwillige Teilnahme aller Partner erfolgt und die Werte der Vergleichsunternehmen also aus öffentlichen Quellen genommen werden müssen, schwer zu erfüllen.

Bei einem Benchmarking unter Partnern, die freiwillig den Datenaustausch durchführen, ist die Einhaltung der drei Anforderungen lediglich ein Definitionsproblem. Wird aber der Unternehmensvergleich auf öffentlich zugängliche Daten aufgebaut, müssen zusätzliche Prämissen und Berechnungen sicherstellen, dass die Kennzahlen ihre Aufgabe erfüllen können. Die eigenen Werte können entsprechend aufgebaut werden, die beschafften Werte müssen hinsichtlich ihrer Signifikanz und Genauigkeit bewertet werden.

Szenarien berechnen

Wenn sie sich nicht sicher sind, wie die Kennzahlen des Vergleichsunternehmens errechnet wurden, schätzen Sie diese ein und bauen mehrere Rechnungen auf. Wenn z. B. nicht klar ist, ob die für die Logistik angegebenen Mitarbeiter die des Einkaufs enthalten, dann rechnen Sie den Vergleich eben einmal mit den Einkäufern und einmal ohne. Gewichten Sie die Ergebnisse mit der von Ihnen geschätzten Wahrscheinlichkeit oder arbeiten Sie mit beiden Werten gleichzeitig. So erhalten Sie zwar mehr als ein Ergebnis und Ihr Arbeitsaufwand wird größer. Die Schlüsse aus dem Ergebnis sind jedoch besser.

Die Qualität der Kennzahlen, die im Internet auf Bewertungsportalen oder in sozialen Netzen entstehen, ist sehr schlecht. Die Einfachheit der Bewertung ist notwendig, um möglichst viele Menschen an der Teilnahme der Bewertung zu bewegen. In den meisten Fällen erfolgt die Bewertung anonym, Subjektivität ist nicht auszuschließen, die Entstehung meist nicht nachvollziehbar. Dennoch sind diese Daten wichtig, auch im Vergleich mit anderen Unternehmen, da sie von einer wachsenden Zahl von Menschen für Entscheidungen verwendet werden.