Leerkosten entdecken und richtig behandeln / 2 Möglichkeiten der Entstehung von Leerkosten

Leerkosten können im gesamten Unternehmen entstehen. Überall dort, wo Gemeinkosten anfallen, kommt es auch zu Kosten, die zumindest teilweise und zeitweise fix sind. Aufgabe des Kostenrechners ist es, diese Kosten frühzeitig zu erkennen. Das ist problematisch, weil

• die Leerkosten meist nicht plötzlich auftauchen, sondern sich langsam und kontinuierlich entwickeln. Die Gemeinkostensätze, die in der Kalkulation und Bewertung verrechnet werden, steigen nur langsam.
• viele kleine und mittlere Unternehmen die Fixkosten als gegeben hinnehmen. Anstrengungen zur Optimierung werden nicht unternommen. Informationen über die Höhe und Entstehung der Fixkosten liegen meist nicht vor.
• das Management in den wirtschaftlichen Situationen, die zu Leerkosten führen, sich vorwiegend mit den Problemen des Marktes beschäftigt. Es ist richtig, die Ursachen der Krankheit, hier der Umsatzrückgang, zu bekämpfen. Ein guter Arzt beschäftigt sich jedoch auch mit den Symptomen und passt den Patienten, hier das Unternehmen, an die Krankheit an.
• die Instrumentarien des Kostenrechners gerade in kleinen und mittleren Unternehmen auf andere Optionen zur Kostenoptimierung eingerichtet sind.

Dabei führen, wie gesehen, nicht nur Umsatzrückgänge zu steigenden Leerkosten. Viele Fehler, auch der Kostenrechnung selbst, sorgen dafür, dass Leerkosten z. B. nach einer Rationalisierungsinvestition entstehen. Sie werden nicht beseitigt und festigen sich, wodurch sie für die Zukunft festgeschrieben sind.

Selbst verschuldete Leerkosten

Der Trend, angebliche Randbereiche des Unternehmens an spezialisierte Dienstleister zu vergeben (Outsourcing), zeigt in vielen Berechnungen auch aus dem Controlling einen positiven Beitrag. Eine gut ausgebaute Kostenrechnung liefert den Beweis, dass z. B. die Kosten der Informationsverarbeitung im Unternehmen höher sind als die Beträge, die ein externer Anbieter berechnet. Vergessen wird dabei oft, dass in den Kosten der ausgelagerten Funktion auch Fixkosten enthalten sind, die nicht abgebaut werden können. So reduzieren sich Raumkosten nur dann, wenn die Räume nach der Auslagerung für andere Aufgaben Verwendung finden. Umlagen für die Personalbetreuung, Haus- und Gebäudekosten und vieles mehr verringern sich nicht, nur weil die IT jetzt extern erledigt wird. Die Fixkosten bleiben, die Leistungen reduzieren sich, Leerkosten entstehen.

Ein anderes Beispiel: Ein Unternehmen kauft für die Produktion eine neue Fertigungsanlage, die bei gleicher Auslastung geringere Materialkosten verursacht. Die bisherige Maschine kann jedoch nicht verschrottet werden, da sie noch gelegentlich für andere Produkte benötigt wird. Damit entfallen die bisherigen zeitabhängigen Abschreibungsbeträge nicht. Zu der eingeplanten Reduktion der Fixkosten um diesen Betrag kommt es nicht, die Leerkosten steigen.

Um die Leerkosten rechtzeitig und korrekt zu erkennen, muss der Kostenrechner vor allem wissen, wo sie entstehen und wie sie sich darstellen. Neben den typischen Fixkosten, die auch für die Bewertung in Fertigung und Lager von Bedeutung sind, gibt es weitere Leerkostenquellen im Vertrieb und in der Verwaltung. Diese haben keine Auswirkung auf das externe Rechnungswesen, spielen jedoch im internen Rechnungswesen und bei der Erfolgsermittlung eine wichtige Rolle.

2.1 Leerkosten in der Materialwirtschaft

Das Warenlager hat, vereinfacht ausgedrückt, zwei Aufgaben: Versorgungssicherheit herstellen und Kostenvorteile nutzen. Im Beschaffungsbereich soll es die Verfügbarkeit benötigter Materialien und Teile sicherstellen und die Chance zu preiswerten Einkäufen größerer Mengen bieten. Auf der Seite der Fertigwarenlager wird die Belieferung der Kunden durch Lagervorräte gesichert und die Reduktion der Stückkosten bei großen Losen ermöglicht. Dafür sind hohe Investitionen in das Lager (Gebäude und Einrichtungen) und in den Warenbestand selbst notwendig.

Sinkt der Umsatz, sinkt in aller Regel auch der notwendige Lagerbestand. War es z. B. bei einem Absatz von 100.000 Stück pro Jahr notwendig, einen Lagerbestand von 10.000 Stück vorzuhalten, weil die Beschaffungszeit des Produktes mehr als 5 Wochen beträgt, dann kann der Bestand bei einem Umsatzrückgang von 10 % ebenfalls um 10 % gesenkt werden. Damit ist für den gleichen Zeitraum die Belieferungssicherheit gegeben. Da auch 10 % weniger Produkte gefertigt werden, gilt eine ähnliche Rechnung auch für die Vorratshaltung von Materialien, die für die Herstellung nötig sind. Viele Betriebe nehmen die Disposition, also die Planung von Beschaffung, Fertigung und Lagerung, anhand von Erfahrungswerten aus der Vergangenheit vor. Passen Sie diese nicht der aktuellen Situation an, kommt es zu nicht notwendigen Lagermengen. Die überhöhten Lagerbestände führen zu Leerkosten. Die dabei genutzten Lagerkapazitäten für den Überbestand stellen ebenso Leerkosten dar. Das gilt auch für den Fall, dass die Mengen angepasst, die Lagerkapazitäten jedoch nicht gesenkt werden können.

Die in Tabelle 1 aufgeführten Kosten bilden die Leerkosten, die im Lager entstehen können.

Kommt es zu R...