Die doppelte Buchführung basiert auf dem Grundgedanken, von der Vielzahl der Geschäftsvorfälle in einem Jahr diejenigen zusammenzufassen, die für die Zukunft von Bedeutung sind und die nur noch einen Vergangenheitsbezug haben.
Für die Zukunft von Bedeutung sind am Ende eines Geschäftsjahres alle Arten von Beständen, positive und negative. Als positive Bestände gelten alle Vermögensbestände (Anlagen, Warenlager, Forderungen an Kunden und das Geld in der Kasse). Negative Bestände sind Schulden wie Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten und Lieferanten, also das fremde Kapital. Aber auch die eigenen Geldmittel sind Schulden, nämlich Schulden des Unternehmens an den Eigner.
Bilanz
Geschäftsvorfälle mit Zukunftsbezug werden auf Bestandskonten erfasst und diese am Ende eines Geschäftsjahres auf dem Bilanzkonto zusammengefasst. Die Bilanz ist eine Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Schulden (Passiva).
Die vier Felder der Bilanz
| Aktiva (Vermögen) | Passiva (Schulden) |
| 3. Anlagevermögen | 1. Eigenkapital |
| 4. Umlaufvermögen | 2. Fremdkapital |
Einen Vergangenheitsbezug am Ende eines Geschäftsjahres haben Geschäftsvorfälle, die einerseits Aufwendungen (z. B. Löhne, Mieten, Steuern) und andererseits Erträge (z. B. Erlöse aus Warenverkäufen) beinhalten. Diese Geschäftsvorfälle werden auf Erfolgskonten erfasst und auf dem Gewinn- und Verlustkonto zusammengefasst.
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Bestandskonten setzen sich aus Aktiv- und Passivkonten zusammen. Erfolgskonten bestehen aus Ertrags- und Aufwandskonten. Bestandskonten werden der Bilanz, Erfolgskonten der Gewinn- und Verlustrechnung zugeordnet (vgl. Abb. 1).
Abb. 1: Zuordnung der Konten
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