Die Kostenstellenrechnung verteilt Kosten auf einzelne Betriebsbereiche (Kostenstellen). Eine Kostenstelle ist ein selbstständiger Verantwortungsbereich, der möglichst auch eine räumliche Einheit darstellt. Im ersten Schritt werden Produktions- und Verwaltungskostenstellen getrennt. Es bietet sich im zweiten Schritt an, bereits vorhandene Abteilungen oder Produktionsstufen als Kostenstellen zu wählen.
Kostenstellen
In der Produktion sind Kostenstellen etwa Bohrerei, Dreherei und Fräserei, in einem Medienunternehmen die Abteilungen Redaktion, Marketing, Vertrieb, Herstellung.
Jeder Kostenstelle sind aus der Kostenartenrechnung die jeweils in der Kostenstelle entstandenen Kosten zuzurechnen. Dies kann mit Hilfe eines Betriebsabrechnungsbogens (BAB) erfolgen. Jeder BAB ist so aufgebaut, dass er in horizontaler Richtung die Kostenstellen enthält und in vertikaler Richtung die Kostenarten. Nach dem Monatsabschluss werden in den linken Spalten die Gemeinkostenarten mit ihren Werten aus der Buchhaltung übernommen. Diese können nach fixen und variablen Bestandteilen gruppiert werden. Wichtig ist, dass im Vorfeld alle Abgrenzungsarbeiten innerhalb der Buchhaltung vollständig durchgeführt worden sind, um korrekte Zahlen in den BAB übertragen zu können.
Gemeinkosten auf Kostenstellen verrechnen
Hauptaufgabe des Betriebsabrechnungsbogens ist also die Übernahme der Gemeinkostenarten aus der Buchhaltung sowie deren Verrechnung auf die Kostenstellen, in denen sie entstanden sind. Mit seiner Hilfe werden dann die Zuschlagssätze errechnet, die Eingang in die Kostenträgerstückrechnung finden. Der BAB erfüllt darüber hinaus die wichtige Aufgabe der Kontrolle der Wirtschaftlichkeit. Mit dem BAB kann der Kostenrechner die Gemeinkosten am Ort ihrer Entstehung überwachen und Unregelmäßigkeiten aufzeigen. Er kann Zeit- oder Betriebsvergleiche sowie einen Vergleich mit den Plankosten vornehmen.
Ein Verteilen der Gemeinkosten auf die Kostenstellen ist in den meisten Fällen direkt anhand von Belegen möglich, die sowohl Art der Inanspruchnahme, Höhe der Kosten und verursachende Kostenstelle enthalten. In diesem Fall spricht man auch von Kostenstelleneinzelkosten.
Belege für Kostenstelleneinzelkosten
Belege sind Entnahmescheine, Lohn- und Gehaltslisten oder Fahrscheine.
Den richtigen Schlüssel wählen
Alle Gemeinkostenarten, die sich nicht oder nur mit unvertretbar hohem Aufwand direkt zuordnen lassen, können nur indirekt mit Hilfe von Schlüsseln auf die Kostenstellen umgelegt werden. In diesem Fall spricht man von Kostenstellengemeinkosten.
Gemeinkosten und Schlüssel
Beispiele für Kostenarten, die sich nicht direkt zuordnen lassen, sind Reinigungs-, Energie- und Versicherungskosten oder Sozialabgaben. Geeignete Schlüssel stellen beispielsweise Quadratmeter, Materialentnahmescheine, Lohn- und Gehaltskosten, Anzahl der Beschäftigten oder investiertes Kapital dar.
Die besondere Herausforderung für den Kostenrechner liegt in der richtigen Wahl der Schlüssel. Schlüssel können die anfallenden Kosten nie exakt einzelnen Kostenstellen oder Kostenträgern zurechnen. Es gibt immer Ungenauigkeiten und Zuordnungsfehler. Um diese Fehler möglichst gering zu halten, ist bei der Auswahl der Schlüssel mit besonderer Sorgfalt vorzugehen, damit Umlegen nicht zum Umlügen wird.
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