Kennzahlenbasiertes HR-Controlling im Krankenhaus / 3.3 Daten präsentieren

Eine angemessene Präsentation der Daten ist entscheidend

Vorab sollte geklärt werden, wie die erhobenen Daten grafisch aufbereitet werden und für welche Personengruppe sie zur Verfügung gestellt werden sollen. Die Präsentation sollte so erfolgen, dass Vergleiche über einen zeitlichen Verlauf und ohne großen Aufwand erkennbar und interpretierbar sind. Krankenhaus- bzw. abteilungsspezifische "Alarmkennzahlen" wie die Überstundenquote oder Fehlzeiten können farblich im Sinne einer Ampelkennzeichnung hervorgehoben werden. Auf diese Weise wird eine schnelle Interpretation ermöglicht. Das ist insbesondere dann entscheidend, wenn verschiedene Berufsgruppen involviert sind. Momentaufnahmen lassen keine Aussagen über Entwicklungen zu und geben nur bedingt konkrete Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten.

Die richtigen Daten für die richtigen Empfänger

Schwachstellen eines jeden Reports sind die Art der Datenpräsentation und die Auswahl der Empfänger. Daher sollte von Seiten der Klinikleitung ein klar definiertes Reporting festgelegt werden. Dies beinhaltet die Art der Präsentation (Tabellen, Grafiken, Alarmkennzahlen etc.), die Zeitabstände der Berichterstattung und die Festlegung des Personenkreises, dem die Ergebnisse zur Verfügung gestellt werden. Hier sollte ein besonderes Augenmerk auf den Datenschutz gelegt werden, auch wenn es sich um anonymisierte Daten handelt.

3.3.1 Informationen für den Chefarzt

Beispielhaft für die monatliche Kennzahlenübermittlung werden zwei Versionen eines Personal-Cockpits vorgestellt. Im ersten Fall richtet sich der Report abteilungsbezogen an den Chefarzt der Inneren Medizin und wird zum jeweiligen Stichtag erhoben (s. Abb. 4).

Abb. 3: Personal-Cockpit für den Chefarzt

Neben den Angaben über den abteilungsbezogenen Personalbestand nach Köpfen und nach Arbeitszeit enthält er Angaben über die summierte Verteilung des Jahresurlaubs, die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter und die Überstunden- und Fehlzeitenquote.

Abb. 4: Personal-Cockpit (in Auszügen) für die Geschäftsführung

3.3.2 Informationen für die Klinikleitung

Die zweite umfangreichere Darstellung (s. Abb. 5) ist an die Geschäftsführung adressiert und bezieht sich auf die gesamte Klinik.

Dieser Report enthält Angaben über den Personalbestand der gesamten Klinik (nach Köpfen und Arbeitszeit) inklusive der Honorar- und Leasingkräfte und Angaben über die Arbeitsproduktivität je Vollkraft. Daneben erfolgt eine übersichtliche Darstellung des aktuellen Personalbedarfs und der Urlaubsverteilung der Mitarbeiter.