Kennzahlenbasiertes HR-Cont... / 2 Einsatz von Kennzahlen im zeitlichen Verlauf des Personalmanagements

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In den verschiedenen zeitlichen Phasen des Personalmanagements sind unterschiedliche Daten von Relevanz, die in Abb. 2 vereinfacht dargestellt sind.

Abb. 2: Aktionsfelder der Personalarbeit im zeitlichen Verlauf

2.1 Personalbedarfsplanung

Grundlage für zukünftige Planung

Die Personalbedarfsplanung ist eine wesentliche Voraussetzung, um eine Über- oder Unterdeckung des Personalbedarfs zu vermeiden. Dabei müssen saisonale Schwankungen und zu erwartende zukünftige Entwicklungen, z. B. Auf- oder Ausbau bestimmter medizinischer Leistungen wie neue Formen der Therapie oder Diagnostik, entsprechend berücksichtigt werden. Der Personalbedarf kann je nach Abteilung sehr unterschiedlich sein. Faktoren sind z. B.

  • die durchschnittliche Verweildauer der Patienten,
  • die Anzahl der Patienten,
  • die Pflegeintensität,
  • die Qualitätsstandards des Krankenhauses,
  • die Ausfallquote der Mitarbeiter durch Krankheit und Urlaub und
  • die wöchentliche Arbeitszeit der Beschäftigten.

So erfordert etwa der erhöhte Pflegebedarf demenzkranker Patienten einen angepassten Betreuungsschlüssel des Pflegepersonals. Die verschiedenen Methoden der Personalbedarfsermittlung sollen hier jedoch nicht näher erläutert werden.

Soll-Ist-Vergleiche und Zeitreihenanalysen

Neben den quantitativen Basisdaten wie Anzahl der Vollkräfte oder Gesamtzahl aller Mitarbeiter (inkl. der Teilzeitkräfte) sind auch ein Soll-Ist-Vergleich (Anzahl unbesetzter Stellen) und die Darstellung der Entwicklung über den zeitlichen Verlauf (Personalzu- und -abgänge) hilfreich. Diese Daten bilden eine wichtige Grundlage für die Planung weiterer Maßnahmen zur Personalbeschaffung und Personalentwicklung. Bei regelmäßiger Anpassung an geänderte Tarifvereinbarungen können sie auch für die Planung der zukünftigen Personalkosten genutzt werden. Diese sind insbesondere abhängig von der qualitativen Personal- und Qualifikationsstruktur, wie etwa der Anzahl an Fachärzten, Fachpflegern oder anderen Mitarbeitern mit spezifischer Weiterbildung.

Instrumente zur Qualifikationssteuerung

Der qualitative Personalbedarf kann erfasst werden, wenn die spezifischen Anforderungen einer zu besetzenden Stelle mit den Mitarbeiterqualifikationen abgeglichen werden. Er lässt sich aus der Anzahl von Mitarbeitern einer bestimmten Qualifikationsstufe in Relation zur Gesamtmitarbeiterzahl berechnen. Die entsprechenden Daten können über Mitarbeitergespräche, Personalakten, Weiterbildungsstatistiken oder Stellenbeschreibungen generiert werden. Diese Informationen sind insbesondere für Ausbildungskliniken wichtig zur Planung von Weiterbildungsangeboten bzw. Personalentwicklungsmaßnahmen sowie für die Nachwuchsplanung.

Angaben über die Betriebszugehörigkeit und das durchschnittliche Alter der Belegschaft können wichtige Hinweise für anstehende Nachfolgeregelungen sein. Allerdings ist Vorsicht bei der Interpretation der Daten geboten. Insbesondere in Funktionsbereichen mit hoher Fluktuation wie "Sprungbrettjobs" bei leitenden Oberärzten oder in emotional belastenden Bereichen wie der Palliativmedizin oder der Kinderonkologie sollte die Interpretation immer in Relation zur Gesamtmitarbeiterzahl erfolgen. Denn bei Neueinstellungen sinkt naturgemäß die mittlere Dauer der Betriebszugehörigkeit.

Die Personalbedarfsplanung dient somit als Grundlage für die zukünftige Personalbeschaffungs-, Personalfreisetzungs- und Personaleinsatzplanung einer Klinik, aber auch für die Planung der Personalentwicklung und der Personalkosten.

2.2 Personalbeschaffung

Qualifizierte Bewerber nicht verlieren

Laut dem Deutschen Krankenhausinstitut hatten 2011 rund drei Viertel der Krankenhäuser Probleme, offene Stellen im ärztlichen Dienst zu besetzen. Mehr als ein Drittel der Kliniken klagte über Stellenbesetzungsprobleme im Pflegebereich. Keine Klinik kann es sich erlauben, geeignete Bewerber durch überlange Prozesslaufzeiten an Wettbewerber zu verlieren. Daher sollten Informationen über die Dauer der Teilprozesse erfasst werden, um einen etwaigen Handlungsbedarf erkennen zu können. Im Wesentlichen wird die Prozessdauer bestimmt durch

  • die Bearbeitungsdauer der Bewerbung durch die Personalabteilung,
  • die Entscheidungsfindung in der jeweiligen Fachabteilung und
  • die Zustimmungszeit des Betriebsrates.

Faktoren der Prozessdauer

Die Dauer des Einstellungsprozesses ergibt sich aus dem Zeitraum zwischen der Ausschreibung einer Stelle und der Entscheidung über die Einstellung eines entsprechenden Kandidaten. Je nach Qualifikationsstruktur kann dieser Prozess langwierig sein. So erfordert insbesondere die Nachfolgesicherung für Schlüsselpositionen eine frühzeitige Planung, wenn die behelfsmäßige kommissarische Leitung einer Abteilung vermieden werden soll.

Differenzierte Beschaffungs­wege ermitteln

Die Effizienz der Beschaffungswege sollte nach Berufsgruppen getrennt erfasst werden, um Investitionen in ineffiziente Maßnahmen zu reduzieren. Da Ärzte vorwiegend überregionale fachspezifische Stellenportale (z. B. Deutsches Ärzteblatt) nutzen, während Pflegepersonal häufig über lokale Printmedi...

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