Die beste Möglichkeit der Erfolgsmessung beim Einkaufsreporting ist die Verbindung eines vergangenheitsorientierten Reportings mit der Zukunftsorientierung, um auf Basis der vergangenheitsorientierten Plan-Ist-Abweichungen eine Vorausschau zum voraussichtlichen Jahresende zu machen. Da die Entwicklung der prognostizierten Einkaufspreise bis zum Jahresende einen wesentlichen Einfluss auf die Erfolgsrechnung produzierender Unternehmen hat, ist eine realistische Einschätzung der Einkaufspreise von wesentlicher Bedeutung für die Vorhersage der Entwicklung des Unternehmens bis zum Jahresende. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn das Unternehmen eine negative Plan-Ist-Abweichung aufzeigt und Maßnahmen definiert werden sollen, um den Plan noch zu erreichen. Eine nicht realistische Einschätzung der Einkaufspreise könnte dann entweder zu zu hohen oder zu niedrigen Kosteneinsparmaßnahmen führen. Die zukunftsorientierten Maßnahmen zur Planerfüllung sind zu definieren und dann auch monatlich zu verfolgen und in den zukünftigen Prognosen entsprechend zu berücksichtigen.

Abb. 11: Musterbericht für das Einkaufsreporting

Abb. 11 zeigt einen Musterbericht für das Einkaufsreporting. Dieser enthält idealerweise einen Bericht über die wesentlichen Kennzahlen für das Unternehmen, die in diesem Beitrag in den Abb. 5 (links oben), Abb. 2 (rechts oben), Abb. 10 (links unten) und Abb. 8 (rechts unten) separat dargestellt und beschrieben sind. Den größten Einfluss auf den Wertbeitrag haben das Einkaufsergebnis, die Einkaufsleistung, die Funktionsbereichskosten und die Maßnahmenübersicht. Wichtig ist, dass bei jedem Bericht sowohl ein vergangenheitsbezogener Zahlenteil integriert ist, der eine Übersicht über die Entwicklung der wesentlichen Kennzahlen des Einkaufs zeigt, als auch ein Zukunftsteil, der mit Maßnahmen hinterlegt ist. Da die IT-Systeme die Datenbasis und Werkzeuge für ein effizientes Reporting liefern, sind neben der Zukunftsorientierung eine standardisierte Prozesslandschaft und eine konsolidierte IT-Landschaft von wesentlicher Bedeutung.

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