Wird das alte Kassensystem gegen ein moderneres System ausgetauscht, so muss der Unternehmer um den unmittelbaren Datenzugriff ("Z 1-Zugriff") zu gewährleisten, von Rechts wegen auch die alte Hardware weiter vorhalten. Um dies zu umgehen, kann er stattdessen den Kassenaufsteller mit der Auslesung der Daten beauftragen. Hierzu gehören neben den Kassenjournaldaten die Tagesabschlussberichte, alle im System noch vorhandenen Waren- und Bedienerberichte, sowie sämtliche Programmierprotokolle, wie das Protokoll über die Ersteinrichtung und die Änderungsprotokolle. Diese Unterlagen müssen gespeichert und dauerhaft vorgehalten werden. Für Zwecke einer späteren Prüfung sollte der Kassenaufsteller hierüber eine Bescheinigung ausstellen. Danach steht auch einer Veräußerung mit gleichzeitiger Systemnullstellung nichts mehr im Wege.
Das macht auch Sinn, weil sich viele Systeme nach einer gewissen Zeit ohne Energieversorgung ohnehin nicht mehr hochfahren lassen. Das gilt übrigens nicht nur für die Geräte der Datenvorsysteme, sondern gleichermaßen auch für die Finanzbuchhaltungssysteme.
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