Werden über Bargeschäfte Aufzeichnungen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems (PC-Kassen) erstellt, müssen die hierüber gefertigten Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.[1]
Verschärfte Aufbewahrungspflichten für die digitalen Unterlagen
Nach dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010[2] bestehen seit dem 1.1.2002 folgende verschärfte Aufbewahrungspflichten für die digitalen Unterlagen:
- Alle steuerlich relevanten Einzeldaten sind aufgrund der Einzelaufzeichnungspflicht unveränderbar und vollständig aufzubewahren. Hierunter fallen auch elektronisch erzeugte Rechnungen i. S. v. § 14 UStG.
- Es ist unzulässig, die Daten zu verdichten oder nur die Rechnungsendsummen zu speichern.
- Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.
- Es reicht nicht aus, wenn aufbewahrungspflichtige Unterlagen ausschließlich in ausgedruckter Form vorgehalten werden.
- Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten nicht innerhalb des Geräts möglich, müssen die Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Bei der Registrierkasse gehören hierzu insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Änderungsdaten der Stammdaten.
Im Bereich der Aufbewahrung von digitalen Unterlagen haben sich ab dem 1.1.2023[3] zwei zu beachtende Änderungen in der Abgabenordnung ergeben:
- Sollten elektronischen Daten nicht aufgrund der gesetzlich vorgeschriebenen einheitlichen digitalen Schnittstellen (insbesondere Kassendaten entsprechend den Vorgaben der DSFinV-K) vorgelegt werden, entfällt die Beweiskraft der (im Übrigen ordnungsgemäßen) Buchführung[4]. Die Folge ist, dass das Finanzamt zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen berechtigt[5] ist.
- Bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht und/oder die 6- bzw. 10-jährige Aufbewahrungsfrist des § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 oder 4 AO liegt eine Ordnungswidrigkeit vor, wenn der Verstoß leichtfertig oder vorsätzlich begangen wurde und hierdurch eine Steuerverkürzung ermöglicht wird.[6] Das Bußgeld kann in diesem Fall bis zu 25.000 EUR betragen, sofern nicht sogar eine leichtfertige Steuerverkürzung[7] oder die Straftat einer Steuerhinterziehung vorliegt.
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