Bei jedem einzelnen Geschäftsvorfall sind aufzuzeichnen:
- der verkaufte, eindeutig bezeichnete Artikel
- der endgültige Einzelverkaufspreis
- der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag (Wahlrecht bis 250 EUR: Gesamtentgelt und Steuersatz),
- eine ggf. vereinbarte Preisminderung
- die Zahlungsart
- das Datum und der Zeitpunkt des Umsatzes sowie
- die verkaufte Menge bzw. Anzahl.
Die Grundaufzeichnungen müssen grundsätzlich einzeln erfolgen. Für Zwecke der Buchung, können Werte nach Warengruppen oder Dienstleistungsgruppen zusammengefasst werden. Dies hilft beim Sparen von Buchungsgebühren.
Kundendaten, die nicht zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls benötigt werden, müssen nicht aufgezeichnet werden. Soweit Aufzeichnungen über Kundendaten aber tatsächlich geführt werden, sind sie aufbewahrungspflichtig, sofern dem nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen (s. u. Berufsgeheimnisträger).
Berufsgeheimnisträger
Ärzte, Rechtsanwälte etc. müssen ihre aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen so organisieren, dass bei einer zulässigen Einsichtnahme in die steuerlich relevanten Unterlagen (Daten) keine gesetzlich geschützten Bereiche der Patienten oder Mandanten etc. tangiert werden.
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