Bei der Einnahmen-Überschussrechnung[1] müssen die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Aufzeichnungen oder Belege nachgewiesen werden. Das gilt auch für Kassenbelege[2]. Daher sind auch Unternehmer, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, verpflichtet,
- die ihrer Gewinnermittlung zugrunde liegenden Belege aufzubewahren und
- deren vollständige Erfassung zu gewährleisten.
Die Einzelaufzeichnungspflicht (bei PC-Kassen) gilt auch für Einnahmen-Überschussrechner.
Bestände sind in der Einnahmen-Überschussrechnung grundsätzlich nicht zu erfassen. Dies gilt für Kasseneinnahmen jedoch nur eingeschränkt.
Wird die Kasse pc-gestützt geführt, müssen sämtliche Kassendaten (Einnahmen und Ausgaben) im digitalen Original aufbewahrt werden und einer digitalen Prüfung durch das Finanzamt standhalten. Bei Verprobungen durch das Finanzamt werden zwangsläufig Tagesendsummen gebildet. Können negative Salden (= rechnerische Kassenfehlbeträge, die Kasse weist einen negativen Bestand an Bargeld aus) nur mit einem unglaubwürdig hohen Kassenanfangsbestand vermieden werden, steht zu befürchten, dass das Finanzamt die Beweiskraft der Aufzeichnungen infrage stellt.
Im Falle der offenen Ladenkasse muss ein ordentlicher Kassenbericht erstellt werden.
Im täglichen Kassenbericht müssen der Tagesanfangsbestand, der Endbestand, Einlagen und Entnahmen sowie bar verauslagte Betriebsausgaben ersichtlich sein. Es ist nicht ausreichend, die Kassenbelege nur zu sammeln und sie dem Steuerberater zu übergeben, der die Zahlen dann zeitlich später aufzeichnet. Vielmehr muss der Unternehmer selbst täglich einen Kassenbericht erstellen.
Die im eigenen Interesse liegende Aufbewahrung aller Belege ist im Regelfall notwendige Voraussetzung dafür, dass nicht nur die geltend gemachten Betriebsausgaben als durch den Betrieb veranlasst angesehen werden, sondern auch die Betriebseinnahmen als vollständig erfasst angesehen werden.[3]
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