Kassenführung: Diese Besonderheiten sind zu beachten

Wo die Probleme sind:

  • Das richtige Konto
  • Kassenberichte
  • Registrierkasse
  • Kassenfehlbeträge

1 So kontieren Sie richtig!

 
Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung SKR 03 SKR 04 Eigener Kontenplan Bilanz/GuV-Position
Kasse 1000 1600   Kassenbestand
Privateinlagen 1890 2180   Privat/Eigenkapital

So kontieren Sie richtig!

Unternehmer müssen gegenüber dem Finanzamt dokumentieren, dass sie alle Einnahmen erfasst haben. Das gilt insbesondere für Bareinnahmen. Bareinnahmen können einzeln oder auch summarisch erfasst werden. Wichtig ist, dass sie in Tageskassenberichten und/oder in einem Kassenbuch richtig erfasst werden. Elektronische Kassensysteme müssen ab 1.1.2020 so angelegt sein, dass Manipulationen ausgeschlossen sind. Es besteht allerdings kein Zwang, eine elektronische Kasse zu verwenden. Unabhängig von der Art der Kassenaufzeichnungen erfassen Unternehmer ihre Bareinnahmen und Barausgaben, indem sie diese Barbeträge auf das Konto "Kasse" 1000 (SKR 03) bzw. 1600 (SKR 04) buchen.

 

So buchen Sie richtig

Buchungssatz:

Kasse

an Erlöse

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Private Entnahme aus der Kasse zwecks Barzahlung

Ein Unternehmer zahlt seine Aufwendungen während einer Geschäftsreise üblicherweise mit seiner EC-Karte bzw. mit seiner Kreditkarte. Kleinbeträge zahlt er in bar. Er entnimmt daher vor Beginn der Geschäftsreise einen Betrag von 200 EUR aus der Kasse. Für Verpflegung hat er insgesamt 119 EUR in bar ausgegeben, obwohl er nur eine Verpflegungspauschale von 56 EUR geltend machen kann. Die Vorsteuer kann er jedoch aus den tatsächlichen Kosten geltend machen (119 EUR × 19/119 = 19 EUR Vorsteuer). Den Differenzbetrag zahlt er nach dem Ende der Geschäftsreise wieder in die Kasse ein.

Den Betrag von 200 EUR kann er als Privatentnahme erfassen und die steuerlich abziehbaren Pauschalen von 56 EUR sowie die nicht abziehbaren Verpflegungskosten und die abziehbare Vorsteuer von 19 EUR bucht er dann als Privateinlagen. Damit ist auch das Problem gelöst, dass der Unternehmer anstelle der tatsächlichen Verpflegungskosten nur die niedrigeren Pauschalen abziehen kann.

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
1800/2100 Privatentnahmen allgemein 200 1000/1600 Kasse 200
 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
1000/1600 Kasse (Bareinzahlung) 81      
4670/6670 Reisekosten Unternehmer 56      
4652/6642 Sonstige eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (nicht abziehbarer Anteil) 44      
1576/1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 19 1890/2180 Privateinlagen 200

3 Kassenführung: Diese Grundsätze müssen Sie beachten

Unabhängig von der Art der Kassenaufzeichnungen erfassen Unternehmer ihre Bareinnahmen und Barausgaben, indem sie diese Barbeträge auf das Konto "Kasse" 1000 (SKR 03) bzw. 1600 (SKR 04) buchen. Entscheidend ist, dass die Grundaufzeichnungen stimmen und beweiskräftig sind. Bei einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung geht der Betriebsprüfer der Finanzverwaltung regelmäßig davon aus, dass die Bareinnahmen nicht vollständig erfasst worden sind. Das ist insbesondere kritisch bei Unternehmen, deren Betriebseinnahmen zu einem großen Teil aus Bareinnahmen bestehen. Unternehmen müssen hinsichtlich der Kassenführung Folgendes beachten:

  • Es ist nach wie vor zulässig, die Bareinnahmen ohne Registrierkasse zu ermitteln, z. B. mithilfe von Tageskassenberichten oder mithilfe eines Kassenbuchs.
  • Die Bareinnahmen werden mithilfe eines elektronischen Kassensystems ermittelt, wobei ab dem 1.1.2020 die verschärften Anforderungen erfüllt werden müssen, die sich aus dem "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" vom 22.12.2016 (BGBl. Teil I S. 3152) ergeben.

Der Unternehmer kann frei entscheiden, ob

  • er seine Warenverkäufe manuell oder
  • mit einer elektronischen Registrierkasse oder
  • mit einer PC-Kasse erfasst.

Es ist niemand zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse verpflichtet. Wer bisher schon nur eine offene Ladenkasse geführt hat, kann diese auch weiterhin führen wie bisher. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, das zu ändern. Es ist sogar möglich, dass der Unternehmer von der bisherigen elektronischen Kasse zur offenen Ladenkasse wechselt. Die Finanzverwaltung kann niemanden verpflichten, eine elektronische Kasse zu führen.

4 Ermittlung der Bareinnahmen ohne Registrierkasse

Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung bei Bareinnahmen, die in einer offenen Ladenkasse ohne Registrierkasse erfasst werden, erfordert einen täglichen Kassenbericht. Der Kassenbericht muss auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens der Bareinnahmen erstellt werden. Es ist jedoch nicht erforderlich, die genaue Stückzahl der vorhandenen Geldscheine und Münzen aufzulisten. Das heißt, es reicht aus, wenn der Kassenbericht auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens erstellt worden ist.

 

Wichtig

Bei der offenen Ladenkasse müssen Kassenberichte erstellt werden

Entscheidet sich der Unternehmer für die offene Ladenkasse, muss er unbedingt einen täglichen Kassenbericht erstellen, mit dem er die Einnahmen eines Tages rechnerisch ermittelt. Eine tägliche Bestandsaufnahme ist also wichtig und muss auch sorgfältig dokumentiert werden. Das Kassenbuch reicht ...

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