Dipl.-Finw. (FH) Wilhelm Krudewig
 
Kassenbewegungen EUR
Kassenbestand am 20.1.01   1.250,00  
Einnahmen vom 20.1. bis 31.1.01 + 7.329,00  
Ausgaben vom 20.1. bis 31.1.01 – 9.500,00  
Kassenfehlbetrag am 31.1.01 – 921,00  
Einnahmen vom 1.2.bis 28.2.01 + 4.400,00  
Ausgaben vom 1.2. bis 28.2.01 – 5.200,00  
Kassenfehlbetrag am 28.2.01 – 1.721,00  
 
Praxis-Tipp

Ermittlung von Fehlbeträgen

Führt der Unternehmer ein Kassenbuch, wird der Betriebsprüfer seine Kassenführung immer überprüfen. Er wird dabei sein EDV-Kontrollprogramm IDEA verwenden, das innerhalb kürzester Zeit ermittelt, ob und in welcher Höhe Fehlbeträge vorhanden sind.

Will der Unternehmer selbst seine Kassenstände ohne IDEA kontrollieren, sucht er die Zeiträume heraus, in denen sein Kassenbestand verhältnismäßig niedrig ist. Hier ist die Wahrscheinlichkeit von Kassenfehlbeträgen am größten.

Kassenfehlbeträge entstehen oft durch eine falsche zeitliche Zuordnung. Der Unternehmer hat also die Möglichkeit, nach einer plausiblen Erklärung für das Entstehen von Kassenfehlbeträgen zu suchen.

 
Praxis-Tipp

Eigenbelege bei fehlenden Rechnungen

Wenn die Betriebseinnahmen errechnet werden, müssen alle anderen Geldbewegungen durch Belege dokumentiert werden. Soweit Fremdbelege fehlen, sind Eigenbelege zu verwenden. Alles, was nicht schriftlich vorliegt, wird in der Hektik des Tagesgeschäfts schnell vergessen. Das darf nicht sein, weil ansonsten die Einnahmen nicht zutreffend ermittelt werden können.

Als Eigenbelege sollten Buchungszettel verwendet werden, die bereitliegen sollten, damit diese bei Bedarf sofort ausgefüllt werden können.

Kassenfehlbeträge können z. B. folgende Ursachen haben:

  • Es ist ein Rechenfehler unterlaufen, so dass tatsächlich kein Minus vorhanden ist. Um den Fehler zu finden, ist es erforderlich, jeden Tag des betroffenen Zeitraums zu prüfen. Nur so kann festgestellt werden, ob tatsächlich ein Rechenfehler vorliegt oder nicht.
  • Es sind Bareinnahmen verspätet ins Kassenbuch eingetragen worden. Dieser Fehler kann festgestellt werden, indem jedes Zahlungsdatum kontrolliert und mit dem Eintragungsdatum im Kassenbuch verglichen wird. Das setzt voraus, dass der Zahlungseingang auch vermerkt worden ist oder der Zahlungseingang unter Angabe des Datums quittiert worden ist.
  • Barausgaben können zeitlich unzutreffend ins Kassenbuch eingetragen worden sein. Ob dies der Fall ist, kann nur anhand der Belege des betreffenden Zeitraums kontrolliert werden. Es ist insbesondere auf die Reisekostenabrechnungen zu achten. Denn häufig wird ein Geldbetrag vor Beginn der Geschäftsreise aus der Kasse genommen und die Abrechnung erst nach der Geschäftsreise ins Kassenbuch eingetragen.
  • Privateinlagen sind nicht oder zeitlich verspätet ins Kassenbuch eingetragen worden. Es ist zu prüfen, ob Bareinzahlungen im Kassenbuch vergessen worden sind. Es kann auch sein, dass Aufwendungen ins Kassenbuch eingetragen wurden, die der Unternehmer privat gezahlt hat, ohne die private Einlage zu erfassen.

Ohne plausible Erklärung wird es nicht möglich sein, die Behauptung des Betriebsprüfers zu widerlegen, dass Betriebseinnahmen nicht erfasst worden sind.

Buchungszettel/Eigenbeleg

 
Eigenbeleg Nr. …… vom …………
Text (Bezeichnung des Vorgangs, Buchungssatz usw.) Ausgabe Einnahme
     
     
     
     
     
     
     
     
ausgestellt: ……………
Anmerkung:

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