Kassenführung, die richtige Erfassung von Gutscheinen

Wo die Probleme sind:

  • Das richtige Konto
  • Geldzufluss
  • Einlösung
  • Erlösbuchung
  • Umsatzsteuer

1 So kontieren Sie richtig!

 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

Kasse
Eigener Kontenplan SKR 03
  1000
IKR SKR 04
2880 1600
 

Kostenstelle/

Schlüssel
 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

Verbindlichkeiten aus Gutscheinen
Eigener Kontenplan SKR 03
  1604
IKR SKR 04
0000 3304
 

Kostenstelle/

Schlüssel

So kontieren Sie richtig!

Viele Unternehmen verkaufen an ihre Kunden Gutscheine, die beim Einkauf von Produkten als Zahlungsmittel eingesetzt werden können. Wenn Kunden keine Vorstellung davon haben, was sie anlässlich eines besonderen Anlasses an Verwandte und Bekannte verschenken sollen, nutzen sie häufig die Möglichkeit, einen Gutschein zu erwerben und zu verschenken. Seit dem 1.1.2019 muss zwischen Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheinen unterschieden werden. Einzweck-Gutscheine sind bereits beim Verkauf als umsatzsteuerpflichtige Erlöse zu erfassen. Handelt es sich um Mehrzweck-Gutscheine ist der Verkauf noch nicht als Erlös zu erfassen. Der Unternehmer bucht dann den Zahlungseingang in der Kasse auf das Konto "Verbindlichkeiten aus Gutscheinen" 1604 (SKR 03) bzw. 3304 (SKR 04).

Hinweis: Dieses Konto ist in den Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 nicht ausdrücklich vorgegeben und muss daher individuell eingerichtet werden.

 

Buchungssatz:

Kasse

an Verbindlichkeiten aus Gutscheinen

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Kunde kauft einen Mehrzweck-Gutschein

Ein Unternehmer hat ein Geschäft, in dem er Geschenkartikel verkauft. Ein Kunde erwirbt einen Gutschein über 50 EUR in bar. Der Inhaber dieses Gutscheins kann zu einem späteren Zeitpunkt beim Kauf von Artikeln seiner Wahl damit bezahlen. Es handelt sich somit um einen Mehrzweck-Gutschein. Der Betrag von 50 EUR erhöht den Kassenbestand, obwohl noch kein Umsatz getätigt wurde. Abhängig von der Art der Kassenführung ist wie folgt zu verfahren:

  • Offene Ladenkasse: Ohne Registrierkasse müssen die eingenommenen Beträge gezählt werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Geld in einer Kassette oder einem anderen Behälter aufbewahrt wird. Die Einnahmen werden dann rechnerisch mit einem sog. Tageskassenbericht ermittelt. Aus der verbleibenden Summe der Einnahmen sind die Zahlungen für Gutscheine herauszurechnen. Am Ende eines Tages wird der Bestand gezählt. Der Tagesendbestand ist gleichzeitig der Anfangsbestand des folgenden Tages. Die Tageseinnahmen sind z. B. wie folgt zu ermitteln:

     
    Kassenbestand am Ende des Tages 882,48 EUR
    - Kassenbestand am Anfang des Tages 176,12 EUR
    Zwischensumme 706,36 EUR
    - private Einzahlungen in die Kasse (z. B. Wechselgeld) 0,00 EUR
    + Einzahlungen aufs Bankkonto 400,00 EUR
    + private Entnahmen aus der Kasse 76,00 EUR
    + aus der Kasse bezahlte Betriebsausgaben 0,00 EUR
    = Bruttoeinnahmen des laufenden Tages 1.182,36 EUR
    - Zahlungen für ausgestellte Gutscheine (getrennt zu buchen) 50,00 EUR
    Bruttobetrag der Erlöse 1.132,36 EUR

    Für diese Form der summarischen Ermittlung der Einnahmen gibt es Formulare, die als Tageskassenberichte bezeichnet werden.

  • Kassenbuch: Im Kassenbuch werden alle Positionen, also auch alle Einnahmen, einzeln ausgewiesen, sodass es möglich ist, die Zahlungen für ausgestellte Gutscheine getrennt zu erfassen und zu buchen.
  • Elektronische Kasse: Die Journaldaten einer elektronischen Kasse müssen unveränderbar in einer elektronisch auswertbaren Form aufbewahrt werden. D. h., dass alle einzeln in die Kasse gebongten Einnahmen in elektronischer Form dauerhaft gespeichert werden. Das gilt auch für Gutscheine, deren Zahlung über die elektronische Kasse abgewickelt wird. Da eine Einzelaufzeichnungspflicht besteht, müssen auch Zahlungen, die noch nicht als Erlös erfasst werden dürfen, gesondert erfasst werden (mittels einer eigenen Taste). Die elektronische Registrierkasse muss folglich entsprechend programmiert sein bzw. programmiert werden.

Fazit: In allen Fällen müssen die Zahlungen für Mehrzweck-Gutscheine kenntlich gemacht werden und getrennt von den übrigen Einnahmen erfasst werden. Die Buchung lautet dann wie folgt:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag

1000/

1600
Kasse 50

1604/

3304
Verbindlichkeiten aus Gutscheinen 50

Buchung bei der späteren Einlösung des Mehrzweck-Gutscheins:

Der Inhaber des Gutscheins bezahlt zu einem späteren Zeitpunkt beim Kauf von Artikeln seiner Wahl mit seinem Gutschein. Der Betrag von 50 EUR erhöht nicht den Kassenbestand, weil insoweit kein Bargeld eingesetzt wird. Ebenso wie beim Verkauf des Gutscheins ist die Inzahlungnahme des Gutscheins getrennt zu erfassen und zu verbuchen. Beim Kauf ist die Buchung auf dem Konto "Erhaltene Zahlungen für Gutscheine" wie folgt gegen Erlöse zu buchen:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag

1604/

3304
Verbindlichkeiten aus Gutscheinen 50,00

8400/

4400
Erlöse 19 % 42,02
     

1776/

3806
Umsatzsteuer 19 % 7,98

3 Unterscheidung zwischen Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheinen

Bei Gutscheinen ist danach zu unterscheiden, ob

  • damit eine konkret bezeichnete Ware eingekauft werden kann (Einzweck-Gutschein) oder
  • er dazu berechtigt, diesen bei eine...

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