Ein Unternehmer hat ein Geschäft, in dem er Geschenkartikel verkauft. Ein Kunde erwirbt einen Gutschein über 50 EUR in bar. Der Inhaber dieses Gutscheins kann zu einem späteren Zeitpunkt beim Kauf von Artikeln seiner Wahl damit bezahlen. Es handelt sich somit um einen Mehrzweck-Gutschein. Der Betrag von 50 EUR erhöht den Kassenbestand, obwohl noch kein Umsatz getätigt wurde. Abhängig von der Art der Kassenführung ist wie folgt zu verfahren:
Offene Ladenkasse: Ohne Registrierkasse müssen die eingenommenen Beträge gezählt werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Geld in einer Kassette oder einem anderen Behälter aufbewahrt wird. Die Einnahmen werden dann rechnerisch mit einem sog. Tageskassenbericht ermittelt. Aus der verbleibenden Summe der Einnahmen sind die Zahlungen für Gutscheine herauszurechnen. Am Ende eines Tages wird der Bestand gezählt. Der Tagesendbestand ist gleichzeitig der Anfangsbestand des folgenden Tages. Die Tageseinnahmen sind z. B. wie folgt zu ermitteln:
Kassenbestand am Ende des Tages 882,48 EUR - Kassenbestand am Anfang des Tages 176,12 EUR Zwischensumme 706,36 EUR - private Einzahlungen in die Kasse (z. B. Wechselgeld) 0,00 EUR + Einzahlungen aufs Bankkonto 400,00 EUR + private Entnahmen aus der Kasse 76,00 EUR + aus der Kasse bezahlte Betriebsausgaben 0,00 EUR = Bruttoeinnahmen des laufenden Tages 1.182,36 EUR - Zahlungen für ausgestellte Gutscheine (getrennt zu buchen) 50,00 EUR Bruttobetrag der Erlöse 1.132,36 EUR Für diese Form der summarischen Ermittlung der Einnahmen gibt es Formulare, die als Tageskassenberichte bezeichnet werden.
- Kassenbuch: Im Kassenbuch werden alle Positionen, also auch alle Einnahmen, einzeln ausgewiesen, sodass es möglich ist, die Zahlungen für ausgestellte Gutscheine getrennt zu erfassen und zu buchen.
- Elektronische Kasse: Die Journaldaten einer elektronischen Kasse müssen unveränderbar in einer elektronisch auswertbaren Form aufbewahrt werden. D. h., dass alle einzeln in die Kasse gebongten Einnahmen in elektronischer Form dauerhaft gespeichert werden. Das gilt auch für Gutscheine, deren Zahlung über die elektronische Kasse abgewickelt wird. Da eine Einzelaufzeichnungspflicht besteht, müssen auch Zahlungen, die noch nicht als Erlös erfasst werden dürfen, gesondert erfasst werden (mittels einer eigenen Taste). Die elektronische Registrierkasse muss folglich entsprechend programmiert sein bzw. programmiert werden.
Fazit: In allen Fällen müssen die Zahlungen für Mehrzweck-Gutscheine kenntlich gemacht werden und getrennt von den übrigen Einnahmen erfasst werden. Die Buchung lautet dann wie folgt:
Konto SKR 03/04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag | Konto SKR 03/04 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag |
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1000/1600 | Kasse | 50 | 1604/3304 | Verbindlichkeiten aus Gutscheinen | 50 |
Buchung bei der späteren Einlösung des Mehrzweck-Gutscheins:
Der Inhaber des Gutscheins bezahlt zu einem späteren Zeitpunkt beim Kauf von Artikeln seiner Wahl mit seinem Gutschein. Der Betrag von 50 EUR erhöht nicht den Kassenbestand, weil insoweit kein Bargeld eingesetzt wird. Ebenso wie beim Verkauf des Gutscheins ist die Inzahlungnahme des Gutscheins getrennt zu erfassen und zu verbuchen. Beim Kauf ist die Buchung auf dem Konto "Erhaltene Zahlungen für Gutscheine" wie folgt gegen Erlöse zu buchen:
Konto SKR 03/04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag | Konto SKR 03/04 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag |
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1604/3304 | Verbindlichkeiten aus Gutscheinen | 50,00 | 8400/4400 | Erlöse 19 % | 42,02 |
1776/3806 | Umsatzsteuer 19 % | 7,98 |
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