Kassenführung, die richtige Erfassung von Einnahmen

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Bareinnahmen
• Giro-/Kreditkartenzahlung
• Ausweis im Kassenbuch
• Ordnungsmäßigkeit

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: "Das richtige Konto"
Kontenbezeichnung Kasse
Eigener Kontenplan	SKR 03
	1000
IKR	SKR 04
2880	1600
	Kostenstelle/ Schlüssel

Praxis-Wegweiser: "Das richtige Konto"
Kontenbezeichnung Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Eigener Kontenplan	SKR 03
	1401
IKR	SKR 04
2400	1201
	Kostenstelle/ Schlüssel

So kontieren Sie richtig!

Das Kassenbuch ist dazu bestimmt, alle Bareinnahmen zu erfassen. Obwohl das Kassenbuch nur für Bareinnahmen vorgesehen ist, werden häufig auch die Zahlungen des Kunden mit der Giro-/Debit- und/oder Kreditkarte ins Kassenbuch eingetragen. Das führt nach Auffassung der Finanzverwaltung dazu, dass die Kassenführung nicht mehr ordnungsgemäß ist. Unbare Einnahmen, wie z. B. Zahlungen mit Giro-/Debit- oder Kreditkarte, müssen daher, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung zu gewährleisten, getrennt erfasst und gebucht werden. Zahlungen der Kunden mit der Giro-/Debit- oder Kreditkarte bucht der Unternehmer z. B. auf das Konto "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" 1401 (SKR 03) bzw. 1201 (SKR 04).

Buchungssatz:

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

an Erlöse

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Getrennte Erfassung von baren und unbaren Einnahmen

Die Kunden eines Buchhändlers zahlen ihre Einkäufe entweder in bar oder mit einer Giro-/Debitkarte. Der Buchhändler zeichnet die Bareingänge in einem Kassenbuch auf. Die Zahlungen von Kunden, die mit einer Giro- oder Debitkarte zahlen, zeichnet er getrennt vom Kassenbuch auf. Die Barzahlungen am 20.1.01 betrugen 398 EUR (371,97 EUR + 26,03 EUR Umsatzsteuer). Die Summe der unbaren Einnahmen, also die Zahlungen mit einer Giro-/Debitkarte, belief sich auf 643,80 EUR (601,69 EUR +42,11 EUR). Um die Zahlungen mit Giro-/Debitkarten bis zur Gutschrift auf seinem Konto getrennt von anderen Forderungen erfassen zu können, richtet er sich ein neues Konto "Giro-/Debitkartenabrechnung" 1723 beim SKR 03 bzw. 3609 beim SKR 04 ein. Er bucht dann wie folgt:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
1000/ 1600	Kasse	398,00	8300/ 4300	Erlöse 7 % USt	398,00
1723/ 3609	Giro-/Debitkartenabrechnung	643,80	8300/ 4300	Erlöse 7 % USt	643,80

Die Erlöskonten sind Automatikkonten, sodass die Umsatzsteuer automatisch ermittelt und gebucht wird.

Sobald die Zahlungen mit der Giro-/Debitkarte dem Konto gutgeschrieben werden, ist der Betrag wir folgt zu buchen:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
1200/ 1800	Bank	643,80	1723/ 3609	Giro-/Debitkartenabrechnung	643,80

3 Zeitpunkt der Einnahmeerfassung und der Gutschrift auf dem Bankkonto

Statt Barzahlung wird häufig die Giro- bzw. Debitkarte als Zahlungsmittel eingesetzt. Die Besonderheit ist, dass die Zahlung mit der Karte und die Gutschrift auf dem Bankkonto zu unterschiedlichen Zeiten erfolgen. Wenn der Unternehmer Zahlungen mit Giro-/Debitkare erhält, erfolgt also die Gutschrift auf dem Bankkonto zu einem späteren Zeitpunkt. Für diese Übergangszeit entsteht eine "Forderung aus Lieferungen und Leistungen". Da diese Forderung nur bis zur Gutschrift auf dem Konto besteht, ist es besser, für diese Übergangszeit ein gesondertes Konto anzulegen (z. B. Konto "Giro-/Debitkartenabrechnung" 1723 beim SKR 03 bzw. 3609 beim SKR 04).

4 Art der Kassenaufzeichnungen

Unternehmer müssen gegenüber dem Finanzamt dokumentieren, dass sie alle Einnahmen erfasst haben. Das gilt insbesondere für Bareinnahmen, welche einzeln oder auch summarisch erfasst werden können. Wichtig ist, dass sie in Tageskassenberichten und/oder in einem Kassenbuch richtig erfasst werden. Elektronische Kassensysteme müssen ab 1.1.2020 so angelegt sein, dass Manipulationen ausgeschlossen sind. Es besteht allerdings kein Zwang, eine elektronische Kasse zu verwenden.

• Es ist nach wie vor zulässig, die Bareinnahmen ohne Registrierkasse zu ermitteln, z. B. mithilfe von Tageskassenberichten oder mithilfe eines Kassenbuchs.
• Die Bareinnahmen werden mithilfe eines elektronischen Kassensystems ermittelt, wobei spätestens ab dem 1.1.2020 die verschärften Anforderungen erfüllt werden müssen, die sich aus dem "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" vom 22.12.2016 (BGBl. Teil I S. 3152) ergeben.

Der Unternehmer kann frei entscheiden, ob er seine Warenverkäufe

• manuell oder
• mit einer elektronischen Registrierkasse oder
• mit einer PC-Kasse erfasst.

Niemand ist gesetzlich zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse verpflichtet. Wer bisher nur eine offene Ladenkasse geführt hat, kann diese auch weiterhin führen wie bisher.

5 Getrenntes Erfassen der Bareinnahmen

Unabhängig von der Art der Kassenaufzeichnungen erfassen Unternehmer ihre Bareinnahmen und Barausgaben, indem sie diese Barbeträge auf das Konto "Kasse" 1000 (SKR 03) bzw. 1600 (SKR 04) buchen. Entscheidend ist, dass die Grundaufzeichnungen stimmen und beweiskräftig sind. Bei einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung gehen Betriebsprüfer der Finanzverwaltung regelmäßig davon aus, dass die Bareinnahmen nicht vollständig erfasst wurden. Das ist besonders kritisch bei Unternehmen, deren Betriebseinnahmen zu ei...