Bei einem Geldspielgerät werden die Vorgänge durch ein elektronisches Zählwerk erfasst. Diese Daten werden im sog. VDAI-Protokoll (Verband der Deutschen Automatenindustrie e. V.) gespeichert (sog. "Kassenstreifen") und können über eine Schnittstelle mit entsprechenden Lesegeräten ausgelesen werden.
Sind digitale Daten vorhanden, ist es nicht zulässig diese zu löschen und stattdessen lediglich die Auslesestreifen in ausgedruckter Form aufzubewahren. Sobald eine "Auslesung mit Löschen" veranlasst wird, werden gleichzeitig die im System befindlichen Daten der letzten Ausleseperiode gelöscht. Der Aufsteller muss sich darüber im Klaren sein, dass durch eine "Auslesung mit Löschung" digitale Daten, die steuerlich von Bedeutung sind, bewusst vernichtet werden. Sichert er diese Daten nicht rechtzeitig, führt das zu schweren formellen Mängeln der Buchführung, die aufgrund der Schwere gleichzeitig die materielle Richtigkeit infrage stellen.
Anders als bei älteren, nicht GoBD-konformen elektronischen Registrierkassen ist der Automatenaufsteller nämlich in der Lage, seine digitalen Daten vorab auf einem externen Speichermedium zu sichern. Werden die Daten im Rahmen einer Auslesung auf einer Speicherkarte (z. B. SD-Card) des Auslesegeräts abgelegt, sind diese zwingend aufzubewahren. Sie können aber auch auf einen externen Rechner übertragen und dort vorgehalten werden. Sollte kein Rechner zur Verfügung stehen, sind die einzelnen Speicherkarten aufzubewahren und dürfen nicht überschrieben werden. Speicherkarten sind relativ preiswert und verfügen über eine hohe Speicherkapazität. Der Unternehmer ist für einen Datenverlust im Übrigen auch dann selbst verantwortlich, wenn dieser nicht von ihm verschuldet ist.
Die Speicherung und Vorhaltung der Originaldaten (im "hauseigenen" Format) ist grundsätzlich erforderlich und zwar unabhängig davon, ob der Unternehmer über eine spezielle Software verfügt, die die digitalen Auslesedaten in maschinell auswertbarer Form ausgeben (exportieren) kann oder nicht. Nur wenn alle in den GoBD[1] genannten Anforderungen erfüllt werden, müssen nicht beide Formatversionen vorgehalten werden. Danach dürfen weder bildliche noch inhaltliche Veränderungen vorgenommen werden, noch aufbewahrungspflichtige Informationen verloren gehen. Zusätzlich ist der Vorgang zu dokumentieren (Verfahrensdokumentation). Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzverwaltung dürfen nicht eingeschränkt werden. Viele Unternehmer vernichten ihre Original-Auslesedaten im sog. Inhouse-Format, weil sie der Auffassung sind, die Finanzbehörden seien technisch ohnehin nicht in der Lage, diese maschinell zu verarbeiten. Ein Irrtum, der sich im Rahmen von Betriebsprüfungen folgenschwer auf die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung auswirken kann.
Der papierne Auslesestreifen ist ein Buchungsbeleg. Er ist zusätzlich zu den digitalen Daten über die gesamte Dauer des Aufbewahrungszeitraums aufbewahrungspflichtig.
5.1 Ewigspeicher
Einmal gelöschte Auslesedaten müssen nicht immer gänzlich verloren sein. Je nach Hersteller verfügen Geldgewinnspielgeräte über einen sog. "Ewigspeicher". Dieser zeichnet alle Vorgänge summarisch seit Inbetriebnahme des Geräts auf und ist mit dem Grand Total-Speicher (GT-Speicher) elektronischer Registrierkassen vergleichbar. Eine periodische Zuordnung der gespeicherten Summenwerte ist nicht möglich. Der werksseitig aktivierte Ewigspeicher kann ausgeschaltet oder ausgeblendet werden. Die Deaktivierung des Ewigspeichers verstößt nach der Rechtsprechung gegen die steuerlichen Ordnungsvorschriften. In begründeten Einzelfällen können auch im Wege von "Tiefenauslesungen" längst gelöschte Daten im Nachhinein wieder sichtbar gemacht werden.
5.2 Auslesung mit oder ohne Löschung
Bei der (meist monatlichen) Auslesung der Geräte hat der Betreiber die Möglichkeit, eine Auslesung mit oder ohne Löschung der Daten im System zu veranlassen.
Eine "Auslesung ohne Löschung" ist vergleichbar mit einem X-Abruf bei einer elektronischen Registrierkasse. Das bedeutet, dass die Daten im Gerät weiter vorgehalten und bei der nächsten Auslesung wieder mit ausgelesen werden. Eine Auslesung ohne Löschung kann wie der X-Abruf wiederholt durchgeführt werden und dient dem Unternehmer zur Information oder zum Abfragen von Zwischenergebnissen. Zu erkennen ist ein solcher Abruf durch den Eintrag "ENDE NL" am Ende des Kassenstreifens.
Erst die "Auslesung mit Löschung" der Daten gewährleistet dem Unternehmer, dass die gleichen Daten bei der nächsten Kassierung nicht noch einmal mit abgerufen und möglicherweise erneut der Besteuerung zugrunde gelegt werden. In diesem Fall ist auf dem Kassenstreifen am Ende der Vermerk "ENDE NC L" vorhanden.
5.3 Der Auslesestreifen
Bei der sog. "Kassierung" werden die Geldspielautomaten mithilfe eines elektronischen Auslesegeräts ausgelesen. Das Auslesegerät wird mit einer entsprechenden Schnittstelle im Gerät verbunden. Die Übertragung der Daten auf eine im Auslesegerät befindliche Speicher...
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