Als Warenautomaten werden Geräte bezeichnet, mit denen (Heiß- und Kalt-) Getränke, Süßigkeiten, Snacks und sonstige Lebensmittel verkauft werden. Der Kunde bezahlt mit Bargeld oder je nach Gerät mit der EC-Karte.
In Deutschland werden mehr als eine halbe Mio. Warenautomaten betrieben, mit denen ein Umsatz von über 2,5 Mrd. EUR erzielt wird. Moderne Automaten verfügen über eine elektronische Steuerungseinheit, die mit einem Zahlungssystem verbunden ist. Sie zeichnen mindestens die Anzahl der verkauften Artikel und den Wert aller verkauften Waren auf und besitzen einen softwaregesteuerten Geldspeicher, der die Funktion einer Registrierkasse erfüllt. Der Geldspeicher gehört zum Bargeldbestand des Aufstellers. Im Grunde genommen ist ein Warenautomat nichts anderes als eine Art "Selbstbedienungsregistrierkasse".
Die Auslesung der buchführungsrelevanten Daten erfolgt über standardisierte Schnittstellen. Nach den Vorschriften der AO[1] und der GoBD[2] reicht die ausschließliche Vorhaltung der elektronischen Daten im hauseigenen Format nicht aus. Die steuerlich relevanten Daten müssen wie bei allen Registrierkassen und kassenähnlichen Systemen in einem maschinell auswertbaren Datenformat aufbewahrt und bei Außenprüfungen vorgelegt werden.
Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung ist nach den gleichen Kriterien zu beurteilen, wie sie auch für elektronische Registrierkassensysteme gelten. Die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit (progressiv wie retrograd) sowie die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechten Verbuchung, Unveränderbarkeit und die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten sind demnach auf Warenautomaten uneingeschränkt anzuwenden.
Betreiber mehrerer Warenautomaten sollten beachten, dass die Kassensturzfähigkeit für jedes einzelne Gerät gewährleistet sein muss.
Auch wenn die Kasseneinnahmen eines Warenautomaten täglich festzuhalten sind, ist ein täglicher Abgleich von Soll- und Istbestand nicht erforderlich.
Nach der Kassensicherungsverordnung gehören Warenautomaten nicht zu den elektronischen Aufzeichnungssystemen i. S. d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO. Die ab 2020 gesetzlich geforderte zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung gilt somit nicht für Warenautomaten. Nach aktueller Rechtslage müssen aber auch Warenautomaten einzeln aufzeichnen[3]
Umsatzsteuerlich ist zu beachten, dass die Lieferung von in der Anlage zum UStG genannten Speisen und Getränken dem ermäßigten USt-Satz unterliegen, wenn sie nicht zum Verzehr an Ort und Stelle bestimmt sind. Für dieses Merkmal kommt es auf den konkreten Einzelfall an. Entscheidungskriterien sind Standort des Automaten, Darreichungsform und Art der Speisen bzw. Getränke.
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