Der Wunsch, Massendaten platzsparend und fälschungssicher über die komplette Zeit der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorzuhalten, ist nicht neu. Einige, auf Archivierung von Daten spezialisierte Unternehmen stellen Apotheken im Auftrag von Pharmagroßhändlern die angesammelten steuerlich relevanten Daten auf einer Archiv-CD/-DVD zur Verfügung. Dabei handelt es sich um Daten, die im Zusammenhang mit Lieferungen der Großhändler an Apotheken stehen. Sowohl Pharmahändler als auch Apotheken können zudem über ein Internetarchiv jederzeit online auf die aktuellen Daten zugreifen.
Es stellt sich hierbei die Frage, ob die steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften des § 147 AO und die Anwendungsvorschriften der GoBD[1] zur Aufbewahrung und Archivierung von Lieferscheinen und Rechnungen erfüllt werden. Für die Apotheken hätte dieses elektronische Archivierungsverfahren den Vorteil, dass sie gänzlich auf die Aufbewahrung ihrer Originalbelege verzichten könnten.
Bei diesem Verfahren werden jedoch nicht die eigenen (Original-) Belege archiviert. Diese sind in der Praxis vielfach noch mit zusätzlichen handschriftlichen Vermerken wie Handzeichen des Abteilungsleiters bzw. Unternehmers, Sicht- und Kontrollvermerken, Vorkontierungen u. a. versehen. Die elektronisch archivierten Belege würden in diesen Fällen nicht mit den Originalen bildlich übereinstimmen und somit nicht den Anforderungen der GoBD[2] genügen.
Nach Auffassung der Oberfinanzdirektion Karlsruhe entspräche dieses Verfahren nicht den handels- und steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften und würde die Unternehmen nicht von ihrer in Rz. 61 ff. der GoBD beschriebenen Pflicht entbinden, Geschäftsvorfälle urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen.
Es ist deshalb darauf zu achten, dass Unterlagen grundsätzlich im Original eingescannt bzw. archiviert werden.
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