Kassen-Nachschau

Zusammenfassung

 
Überblick

Ab dem 1.1.2018 ist die Kassen-Nachschau eingeführt worden. Sie ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme in die Buchführung.[1] Ihr unterliegen elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen (summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen als manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel)[2] sowie offene Ladenkassen mit Einzelaufzeichnungen. Es ist kein besonderer Prüfungsanlass für die Kassen-Nachschau nötig. Sie ist wahrscheinlich, wenn es sich um einen bargeldintensiven Betrieb handelt. Es ist zwingend, sich auf die Kassen-Nachschau vorzubereiten. Sonst wird die plötzlich durch die Kassen-Nachschau eingetretene Situation den Unternehmer, sein Personal und den steuerlichen Berater überraschen und ggf. überfordern. Das kann zu fehlerhaften Maßnahmen verleiten und zu hohen Mehrsteuern führen. Gemessen daran ist der Kostenaufwand für die intensive Vorbereitung auf die Kassen-Nachschau minimal. Der Kostenaufwand ist zudem steuerlich absetzbar.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die in § 146b AO geregelte Kassen-Nachschau wird ergänzt durch den AEAO zu § 146b. Sie ist keine Außenprüfung i. S. d. § 193 AO, so dass die Vorschriften für eine Außenprüfung wie § 147 Abs. 6, §§ 201 und 202 AO nicht gelten. Entsprechend ist kein Prüfungsbericht zu fertigen.

1 Allgemein

Die Kassen-Nachschau ist anlass- und begründungslos.[1] Sie erfordert keine wahrscheinlich nicht unwesentliche Festsetzung von Mehrsteuern.[2] Angesichts der Ursachen, die zur Einführung des § 146b AO geführt haben, ist die Kassen-Nachschau nicht nur in Ausnahmefällen zulässig. Auch eine polizeiliche Geschwindigkeitskontrolle setzt nicht voraus, dass jedes zu kontrollierende Fahrzeug mit überwiegender Wahrscheinlichkeit extrem weitgehend die Geschwindigkeitsgrenzen überschreiten wird. Mit einer solchen Argumentation kann eine Kassen–Nachschau, die keiner Begründung bedarf, nicht erfolgreich angegriffen werden.

Vorbereitung auf die Kassen-Nachschau und Überraschungsmoment

Die Kassen-Nachschau wird nicht angekündigt.[3] Sie kann während der Geschäftszeit erfolgen und beginnt, wenn sich der oder die Prüfer ausweisen. Da keine Vorbereitungszeit besteht, um etwaige Fehler zu bereinigen, muss die Kassenführung prüfungssicher und damit beanstandungssicher i. S. d. § 158 AO sein. Das erfordert also eine ausreichende Vorbereitung und eine Besprechung der relevanten Aspekte mit dem Steuerberater.[4] Sonst sind spätestens bei der Kassen-Nachschau nachteilige Beanstandungen wahrscheinlich.

Rechte und Pflichten bei der Kassen-Nachschau

Regelmäßig werden nur die Rechte und Pflichten[5] bei der Kassen-Nachschau dargestellt.[6] Damit lässt man aber das Hauptproblem "Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung" fehlerhaft außen vor. Die Kassen-Nachschau führt zu Beanstandungen, wenn die Kassenführung fehlerhaft ist. Deshalb ist strikt auf eine beanstandungssichere Kassenführung zu achten und es sind dafür die nötigen organisatorischen Vorkehrungen zu treffen. Nur eine ordnungsgemäße Kassenführung schützt den Steuerpflichtigen vor Problemen bei der Kassen-Nachschau, aber auch bei der Betriebsprüfung.

Risikomanagement und Risikovorsorge

Einzelaufzeichnungen verhindern den Schadenseintritt. Der Schadensfall tritt ein, wenn die Aufzeichnungen oder Buchführung verworfen werden. Der Streit um die Höhe der Hinzuschätzung[7] wird vermieden, indem die Richtigkeitsvermutung des § 158 AO durch eine Kassenführung mit Einzelaufzeichnungen abgesichert wird. Das ist elementar für vollständig und richtig erklärte Besteuerungsgrundlagen. Da die Kassen-Nachschau gem. § 146b Abs. 1 Satz 1 AO auch die Prüfung der Aufzeichnungen und Buchungen der Kassenausgaben umfasst, sind Aufzeichnungen mit nachprüfbaren Belegen zwingend. Die Unzumutbarkeit von Einzelaufzeichnungen gem. §146 Abs. 1 Satz 3 AO bezieht sich nie auf Betriebsausgaben. Der Abzug von Betriebsausgaben und Vorsteuern erfordert ordnungsgemäße Eingangsrechnungen im Original.

[1] Schumann, AO-StB 2018 S. 246.
[3] AEAO zu § 146b; Durst, kösdi 2018 S. 20723, 20726 Tz. 13.
[4] Achilles, Kassenführung – Bargeschäfte sicher dokumentieren, 2. Aufl. 2018, S. 177.
[5] AEAO zu § 146b; Achilles, DB 2018 S. 18.
[7] Vgl. Barthel, StBg 2018 S. 115.

2 Vorbereitung auf die Kassen-Nachschau

Die Kassen-Nachschau hilft, Fehlerquellen in der Kassenführung frühzeitig zu erkennen. Sie muss vom Unternehmer als Beitrag zur rechtzeitigen Risikoreduzierung verstanden werden, da nur so etwaige Fehlerquellen abgestellt werden können und es nicht zur Insolvenz kommt. Sie dient der Sicherung des fairen Wettbewerbs[1], damit sich unredliche Mitbewerber nicht bei...

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