Bevor Sie mit den Abstimmarbeiten beginnen, sollten Sie sich einen Überblick über die vorhandenen und bebuchten Debitoren- sowie Kreditorenkonten verschaffen.
| Arbeitsschritte | erledigt |
|---|---|
| Stimmen die Salden der Forderungs- und Verbindlichkeitskonten des Vorjahres mit der Eröffnungsbilanz überein? | |
| Liegen aktuelle Summen- und Saldenliste der Personenkonten vor? | |
| Gleichen Sie (grob) die aktuellen Salden mit den Vorjahreswerten ab und suchen Sie nach ersten Auffälligkeiten. | |
| Gibt es Buchungen auf Personenkonten, die noch ausgeziffert werden können? | |
| Gibt es Konten mit positiven oder negativen Salden von wenigen Cent (Kleindifferenzen)? | |
| Existieren Personenkonten ohne Namensangabe (dies kann z. B. durch manuelle Eingabe- oder Schnittstellenfehler entstehen)? | |
| Filtern Sie nach Personenkonten, die Salden abweichend von Null aufweisen und suchen Sie nach Auffälligkeiten. I. d. R. bietet die Finanzbuchhaltungssoftware diese Filter-Funktion im Standard an; andernfalls kann das Filtern durch einen Export in ein Tabellenkalkulationsprogramm erfolgen. | |
| Existieren debitorische Kreditoren (Kreditoren mit Soll-Salden) oder kreditorische Debitoren (Debitoren mit Haben-Salden)? Wenn ja, warum? | |
| Bestehen uneinbringliche oder gar ausgefallene Forderungen? | |
| Bestehen Forderungen oder Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen oder Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht, die gesondert auszuweisen sind? | |
| Gibt es Forderungen oder Verbindlichkeiten in Fremdwährungen? |
Tab. 1: Überblick über die Personenkonten
Für die nachfolgenden Abstimmarbeiten sollte sichergestellt sein, dass alle erforderlichen Unterlagen und Ansprechpartner zur Verfügung stehen.
Personen und Abteilungen, die hierfür ggf. benötigt werden:
- Geschäftsleitung
- (Finanz-) Buchhaltung
- Vertrieb
- Einkauf
- Steuer- und Rechtsberater
- QS-Abteilung (Qualitätssicherung)
- IT-Abteilung
Unterlagen, die hierfür ggf. benötigt werden:
- (Offene) Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Summen- und Saldenlisten
- Saldenbestätigungen von Debitoren und Kreditoren
- Bankkontoauszüge
- Retoure- und Reklamationslisten
- Gutschriftslisten
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