Reisekosten sind alle Aufwendungen, die durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit – außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte – unmittelbar entstehen.
Zu den Reisekosten gehören insbesondere
- Fahrtkosten (auch für Zwischenheimfahrten),
- Mehraufwendungen für Verpflegung mit Pauschalbeträgen,
- Übernachtungskosten am Reiseziel und während der Reise sowie
- Reisenebenkosten.
Aufwendungen, die durch eine Reise nur mittelbar veranlasst sind, wie beispielsweise Kosten für
- Reisekleidung,
- Wäsche,
- Koffer,
sind grundsätzlich keine Reisekosten.
7.1 Vorsteuerabzug aus Reisekosten
Der Unternehmer kann grundsätzlich die Umsatzsteuer auf die Reisekosten als Vorsteuer abziehen, die ihm für Leistungen aus Anlass einer Geschäftsreise entstanden sind. Entscheidend ist, dass die generellen umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen für (Kleinbetrags-) Rechnungen erfüllt sind. Abzugsfähig sind Vorsteuerbeträge aus Fahrtkosten des Unternehmers und des Personals, Übernachtungs- und Verpflegungskosten. Fahrtkosten können bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, Bahn, Taxi, Mietwagen oder Flugkosten entstehen. Ein Vorsteuerabzug aus Verpflegungspauschalen ist hingegen nicht möglich.
7.2 Pflichtangaben in den Reisekostenabrechnungen
Eine Reisekostenabrechnung sollte mindestens enthalten:
- Name des Reisenden,
- Zeit, Dauer, Start, Ziel und Zweck der Reise, ggfs. gefahrene Kilometer,
- Bemessungsgrundlage für den Vorsteuerabzug,
dazu entsprechende Nachweise wie beispielsweise Tankquittungen, Fahrscheine, Telefonkosten, Übernachtungs- und pauschale Verpflegungskosten, Bewirtungsbelege (separates Konto), Eigenbelege über Trinkgelder.
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