IT-Controlling: Kosten- und Leistungstransparenz mit den ... / 3 Kostenrechnung

Entscheidungsvorbereitung

Eine der wichtigsten Aufgaben im Controlling ist die Vorbereitung von Entscheidungen für die Geschäftsführung. Dazu müssen die notwendigen Daten erhoben, strukturiert und analysiert werden. Alternativen müssen entwickelt und beurteilt werden. Getroffene Entscheidungen müssen überprüft und unter Umständen korrigiert werden.

80:20 Regel

Um diese Aufgaben wahrnehmen zu können ist eine umfassende und intelligente Kostenrechnung notwendig. Dabei geht es weniger um eine 100 prozentige Erfassung aller Kosten und deren detaillierte Darstellung, sondern mehr um die Auswahl von entscheidungsrelevanten Informationen. In der Regel sind von den zur Verfügung stehenden Informationen deutlich weniger als 80 % wirklich entscheidungsrelevant. Die restlichen Informationen und Zahlen gaukeln eine mathematische Präzision vor, die häufig einen hohen Aufwand erzeugen, aber keine entscheidungsnützlichen Informationen erbringen.

3.1 Kostenermittlung

Kostenstellenrechnung

Die Zuordnung von Kosten auf die jeweiligen Kostenstellen stellt heute in der Regel kein wirkliches Problem dar, wird aber auch in vielen Unternehmen nicht ausreichend genutzt. Die Kostenstellen sind gemäß den organisatorischen Gegebenheiten und Verantwortungsbereichen zu strukturieren. Die Kosten können dann präzise den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet werden.

Sehr viel aufwendiger, aber von entscheidender Bedeutung für das Controlling ist die Information, welche direkten und indirekten Kosten für eine bestimmte Tätigkeit oder einen Prozess anfallen.

• Direkte Kosten entstehen bei der Beschaffung und dem Betrieb von Hard- und Software. Sie sind für die Verantwortlichen sichtbar und deshalb transparent. Hierzu zählen die Anschaffungskosten und Prozesskosten der Beschaffungsprozesse, der Aufwand für die Installation von Hardware und Software, die Schulung der Mitarbeiter, Wartung und Support, Betrieb von Help-Desks, Netzwerkbetrieb und Raumkosten.
• IT-Arbeitsplätze und Informationssysteme verursachen enorme indirekte Kosten (z. B. durch Fehlbedienung und/oder mangelhafte Schulung), die sich der einfachen Messung entziehen.

Praxis-Beispiel

Ursachen für indirekte Kosten

• Der Kaufpreis eines typischen Arbeitsplatzcomputers beträgt nur etwa 14 – 15 % der gesamten Kosten, die er im Laufe seiner Lebensdauer insgesamt verursacht. Die restlichen Kosten werden häufig nicht transparent, da sie dem betrieblichen Rechnungswesen nicht zu entnehmen sind.
• Produktivitätsverluste der Mitarbeiter (z. B. fehlende Ausbildung)
• Ausfallzeiten bei unzureichender Wartung oder Fehlfunktionen
• Opportunitätsverluste durch Nichtnutzung von technologischen Möglichkeiten (z. B. Datensicherungskonzept, Laufwerke im Netz), deren Nicht-Nutzung höhere Kosten verursacht als ihr konsequenter Einsatz.
• Ein fehlendes Datensicherungskonzept kann zu einem Datenverlust führen, wenn ein Mitarbeiter Unternehmensdaten auf einem Laptop aufbewahrt und diesen verliert.
• Der Ausfall eines zentralen Mailservers, ein Virenangriff auf das Unternehmensnetz oder nur ein nicht korrekt eingespieltes Upgrade eines Textverarbeitungsprogramms verursachen Arbeitszeitausfälle und Folgekosten durch nicht erfasste Aufträge.

Das in diesem Zusammenhang häufig genannte Argument, dass die Erfassung dieser Kosten schwierig bis unmöglich ist darf das IT-Controlling nicht gelten lassen. Bereits eine qualifizierte Schätzung oder der Einsatz von statistischen Methoden führen zu ersten sinnvollen Ergebnissen. Diese sind daraufhin solange zu verbessern, bis zusätzliche Informationen keinen ernsten weiteren Erkenntniswert haben.

3.2 Kostenverrechnung

Die Verrechnung von IT-Kosten geschieht in der überwiegenden Zahl der Unternehmen nach einfachen Gemeinkostenschlüsseln, gemäß dem "Gießkannenprinzip" über alle Kostenstellen hinweg. Nur etwa 30 – 40 % der Unternehmen verfügen zumindest über eine innerbetriebliche Leistungsverrechnung auf Grenzkostenbasis. Ein Umlageverfahren bietet keine Transparenz über die Auswirkungen von Entscheidungen und damit auch keinen Anreiz für Kostensenkungen oder Effizienzsteigerungen.

Kostenumlage nicht ausreichend

Ein ernsthaftes Controlling im Sinne von Planung und Steuerung von Unternehmen ist daher nicht möglich Als Basis für alle weiteren Überlegungen ist zumindest eine verursachungsgerechte innerbetriebliche Leistungsverrechnung unabdingbar.

Eine IT-Kostenstellenrechnung verteilt dabei die angefallenen Kosten der IT-Abteilungen auf die Kostenstellen, die Leistungen abnehmen. Art und Inhalt dieser Leistung sollte in einem ausführlichen Service-Level-Agreement festgehalten sein.

3.3 Prozesskostenrechnung

Eine deutliche Verbesserung im Sinne des IT-Controlling und der Transparenz von Kostenverursachungen ist durch die Einführung einer Prozesskostenrechnung möglich. Die Vorgehensweise der Prozesskostenrechnung wird in zwei Hauptschritte aufgeteilt. Ausgangspunkt ist zunächst die Bestimmung der betrieblichen Prozesse und ihrer Prozessgrößen, die später als Bezugsgrößen in die Prozesskostenkalkulation eingehen. Aus Gründen der Praktikabilität und Wirtschaftlichk...