IT-Controlling braucht Anwendungen jenseits der "Excel"-Welt

Zusammenfassung

 

Überblick

Viele Unternehmen haben heute keine Transparenz darüber, wie sich ihre IT-Kosten zusammensetzen und wer eigentlich die Verursacher dieser Kosten sind.

Der Versuch, diese Transparenz zu schaffen, ist mit den gängigen Werkzeugen und Methoden des Controllings eine Herkulesaufgabe, da sich die Datenmenge und Komplexität der Zusammenhänge oft nicht darstellen lassen und viel manueller Aufwand erforderlich ist.

Moderne Organisationen nutzen spezialisierte Werkzeuge, um eine IT-Kostenkalkulation und Leistungsverrechnung auf Basis eines Servicekatalogs automatisiert durchzuführen und reduzieren dadurch die Aufwände für das Controlling deutlich.

Durch die somit geschaffene Transparenz lassen sich IT-Kosten nachhaltig reduzieren, da die IT-Services nach Qualität differenziert werden können, Stückkosten optimiert werden können und sich das Nutzungsverhalten der IT-Anwender ändert, wenn sie mit den von ihnen tatsächlich verursachten Kosten konfrontiert werden.

1 Bei den IT- Kosten fehlt häufig der Durchblick

Wissen Sie, wie viel ein einziger Desktop-Arbeitsplatz tatsächlich kostet? Oder können Sie belegen, ob "Bring Your Own Device", Cloud Computing, IT-Outsourcing für Ihr Unternehmen wirtschaftlich ist? Wie entwickeln sich Ihre SAP-Betriebskosten in den kommenden Jahren? Trotz eines verstärkten IT-Controllings haben IT-Bereiche immer noch große Probleme mit Fragen der Wirtschaftlichkeit.

Der IT-Bereich im Unternehmen steht zunehmend im Spannungsfeld zwischen den Anforderungen interner Kunden und dem Wirtschaftlichkeitsanspruch des CFO. Einerseits soll sich das IT-Leistungsportfolio nach dem Willen der internen Kunden stärker an deren fachlichen Bedürfnissen orientieren. Andererseits müssen IT-Investitionen, Kostenentstehung und idealerweise auch der IT-Leistungsbeitrag im Geschäftsprozess dem Finanzchef plausibel erklärt werden.

IT muss Entstehung der IT-Kosten schlüssig nachweisen

Kurzum: die IT ist mehr denn je gefordert, ihre Leistungen nutzenorientiert am Bedarf ihrer internen Kunden zu steuern und das Budget bzw. die entstehenden Kosten mindestens schlüssig nachzuweisen. Ansonsten drohen dem IT-Bereich in wirtschaftlich mageren Jahren weitere Budgetkürzungen und Ressourcenabbau durch Funktionsauslagerungen an vermeintlich günstigere externe Dienstleister.

Während es in primären Wertschöpfungsprozessen wie z. B. der Fertigung seit Jahrzehnten gängig und möglich ist, detaillierte Auswertungen zu Herstellkosten bestimmter Produkte bzw. Leistungen zu erstellen, ist es der IT bzw. dem (IT-)Controlling oft nicht möglich, ähnliche Analysen durchzuführen. Typische Fragen, die von Seiten der Fachbereiche bzw. der Geschäftsführung gestellt werden, bleiben dann oft unbeantwortet:

  • Warum steigen die IT-Kosten oft überproportional zum allgemeinen Unternehmenswachstum?
  • Welche Kosten verursacht ein IT-Arbeitsplatz?
  • Welche Bereiche im Unternehmen verursachen die höchsten IT-Kosten – und warum?
  • Erfolgt die Leistungserbringung im internen Rechenzentrum zu Marktpreisen oder wäre eine Auslagerung standardisierter Produkte an einen Drittanbieter günstiger?

Obige Liste ist bei weitem nicht vollständig, sondern zeigt exemplarisch, wo die Lücken im Controlling der IT-Leistung zu finden sind. Da in vielen Unternehmen die Durchdringung mit IT immer größer und damit ihr Anteil an der Wertschöpfung und folglich auch an den Gesamtkosten der Unternehmung immer größer werden, steigt die Notwendigkeit, hier Transparenz zu schaffen.

2 "Ressourcenfresser" IT-Controlling

Aufwand für "manuelle" Planung, Verrechnung und Reporting mit Excel bedenklich gestiegen

Viele IT- bzw. Controlling-Bereiche haben sich daher in den letzten Jahren auf den Weg gemacht, die Möglichkeiten des Controllings auszubauen. Die Ambitionen einer wirtschaftlichen IT-Steuerung haben jedoch den Aufwand bei der Planung, Kalkulation, Verrechnung und beim Reporting auf ein mittlerweile bedenkliches Ausmaß ansteigen lassen. Häufig befinden sich IT-Verantwortliche heute in einer Art ganzjähriger Planungsphase mit zahlreichen, unterjährigen Anpassungsrunden. Der Grund: erhebliche Abweichungen zwischen Plankosten und der tatsächlichen Kostenentwicklung. Dies hat eine gravierende Ursache – die nach wie vor latente Intransparenz bei IT-Kosten. Oft haben die Verantwortlichen nur eine vage Vorstellung, wie Kosten entstehen und welche Nutzer sie verursachen. Die Gesamtkosten des IT-Bereichs können häufig nur mit einem immensen manuellen Aufwand auf die tatsächlichen Leistungen und einen bestimmten Verbraucher zugeordnet werden.

 

Praxis-Beispiel

Zuordnung von komplementären IT-Leistungen

Für einen Mitarbeiter in der Buchhaltung wird ein neuer PC-Arbeitsplatz eingerichtet. Die Kosten für Hardware und Softwarelizenzen können relativ einfach einer eindeutigen Kostenstelle zugeordnet werden. Anders verhält es sich bei den komplementären Leistungen zum Betrieb des Buchhaltungs-PCs, wie Infrastruktur, Speicher (Storage), Netzwerkanbindung inklusive Security, E-Mail Zugang, Cloud Services, SAP-...

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