IT-Controlling braucht Anwe... / 3.1 Herausforderungen mit ERP oder Excel meistern?

Den Verantwortlichen ist klar: Eine wirtschaftliche IT-Steuerung nach Kosten-Nutzen-Kriterien ist nur möglich, wenn die Kosten und Leistungen der IT vollständig transparent werden. Das heißt, sämtliche Produktionsschritte bzw. Stückkosten für ein IT-Produkt (wie z. B. "PC-Arbeitsplatz Buchhaltung") müssen klar definiert sein, um die tatsächlichen Herstellkosten zu ermitteln. Darüber hinaus muss eine "klassische" Kostenträgerrechnung auf der Grundlage einer durchgängigen Prozesskostenkalkulation etabliert werden.

IT-Kosten so exakt wie möglich Leistungen und Leistungsnehmern zuordnen

Ziel ist es, IT-Kosten so exakt wie möglich den tatsächlichen Leistungen und Leistungsnehmern zuzuordnen, um den Gemeinkostenanteil deutlich zu verringern und IT-Services insgesamt besser steuerbar zu machen. Dazu müsste künftig ein noch höherer Steuerungsaufwand betrieben werden, was jedoch angesichts der ohnehin schon angespannten Ressourcensituation im IT-Bereich unmöglich erscheint. Erschwerend hinzu kommt, dass die verbreitet im IT-Controlling eingesetzten Werkzeuge – wie SAP, "Microsoft Excel"- oder "Access"-Eigenentwicklungen – offensichtlich nicht in der Lage sind, die benötigte Kostentransparenz herzustellen, IT-Services zu standardisieren und Steuerungsprozesse effektiv zu automatisieren.

ERP-System nur bedingt für IT-Controlling einsetzbar

Ein ERP-System ist grundsätzlich nur bedingt für die Belange der IT ausgelegt. Insbesondere die starren Kostenstellenstrukturen erschweren eine flexible IT-Steuerung nachhaltig. Microsoft Excel, das vorwiegend als Standardplanungswerkzeug im Controlling eingesetzt wird, hat große Schwachstellen in der dezentralen Planung. Man denke dabei nur an die Fehleranfälligkeit durch riesige, unübersichtliche Spreadsheets, fehlende Multi-User-Fähigkeit oder die Schnittstellenproblematik mit dem führenden Buchungssystem.

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