Inventur: Wie die Bestandsaufnahme richtig durchgeführt wird

Zusammenfassung

 

Überblick

Je besser eine Inventur (Bestandsaufnahme) vorbereitet ist, desto weniger Arbeit kommt am Bilanzstichtag auf den Geschäftsführer und seine Mitarbeiter zu. Oft sind es nur Kleinigkeiten und fehlende Hilfsmittel, die am Inventurtag zu unnötigen Verzögerungen führen. Wenn dann noch Fehler bei wesentlichen Formvorschriften passieren, kommt zu der Mehrarbeit noch der Ärger mit dem Finanzamt oder unter Umständen auch dem gesetzlichen Abschlussprüfer. Dieser Beitrag zeigt ganz praktisch, wie Sie die Jahresinventur optimal vorbereiten und durchführen.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

 
Stichwort Fundstelle
Aufzeichnungen für steuerliche Abschreibungen BMF, Schreiben v. 12.3.2010, IV C 6 – S 2133/09/10001, BStBl 2010 I S. 239, Rz. 20
Bestandsverzeichnis R 5.4 Abs. 1 EStR
Festwerte R 5.4 Abs. 3 EStR
Gegenstände der gleichen Art R 5.4 Abs. 2 EStR
Inventurverpflichtung für die steuerliche Gewinnermittlung §§ 140, 141 AO
Permanente Inventur § 241 Abs. 2 HGB, H 5.3 EStH
Unterlagen für geringwertige Wirtschaftsgüter § 6 Abs. 2, 2a EStG
Verpflichtung zur Inventur § 240 Abs. 1 und 2 HGB, R 5.3 Abs. 1 EStR
Zeitverschobene Inventur § 241 Abs. 3 HGB, R 5.3 Abs. 2 EStR

1 Die 5 häufigsten Inventurirrtümer

1.1 Inventurfehler führen lediglich zur Hinzuschätzung der Bestände

Eine nicht ordnungsmäßige Inventur führt dazu, dass selbst die ansonsten nicht zu beanstandende Buchführung des Inventur- und des Folgejahres verworfen werden kann. Es droht dann die Schätzung des Jahresgewinns im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung. Darüber hinaus sollte nicht außer Acht gelassen werden, dass die Inventur auch im Rahmen einer Abschlussprüfung nach § 316 HGB der Prüfung durch den gesetzlichen Abschlussprüfer unterliegt, wenn es sich um ein Unternehmen handelt, das prüfungspflichtig ist.

1.2 Die Inventurarbeiten müssen zum Stichtag 31.12. des Jahres erfolgen

Nein, zum Glück gibt es gesetzliche Erleichterungen, den Stichtag zu verschieben.

1.3 Die Vorlage des Inventars als Ergebnis der Inventur genügt den Dokumentationspflichten

Nicht nur das Endprodukt der Inventur zählt. Auch Organisation, Durchführung und Kontrolle der ­Inventur sind zu protokollieren und dokumentieren.

1.4 Aufbewahrungspflichten bestehen nur für das Inventar

Nein, auch die Aufnahmebelege, Protokolle, Inventuranweisungen und Inventurkalender sind 10 Jahre lang aufzubewahren. Dies gilt sowohl nach Steuerrecht als auch nach Handelsrecht.

1.5 Mitarbeiter aus der Buchhaltung und Lagerverwaltung sind für die Inventurarbeiten fachlich am besten geeignet

Das Aufnahmepersonal, Aufsichtspersonen und Prüfer dürfen nicht aus der Lagerverwaltung oder Buchhaltung rekrutiert werden, um Eigeninteresse und Manipulationen bzw. eine zweifelhafte Selbstkontrolle auszuschließen.

2 Wer eine Inventur machen muss

Jeder Kaufmann muss zum Jahresende seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines Bargelds sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände im sog. Inventar aufnehmen. Die Bestandsaufnahme selbst bezeichnet man als Inventur. Die jährlich durchzuführende Inventur dient neben der Feststellung des richtigen Jahresergebnisses auch der Überprüfung und eventuell notwendigen Richtigstellung der buchhalterischen Bestände. Was vielleicht als eine beiläufige Bestätigung der Zahlen aus der Buchhaltung erscheint, ist tatsächlich eine gesetzliche Verpflichtung, bei der Formvorschriften peinlich genau eingehalten werden sollten.

 

Praxis-Tipp

Ausnahmen von der Inventurpflicht

Freiberufler und sämtliche Unternehmer, die ihren Gewinn aufgrund einer Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln (dürfen), müssen keine Inventur durchführen.

3 Was bei der Inventur aufgenommen wird

Körperlich aufgenommen werden bei der Inventur Sachgegenstände, in erster Linie die Vorräte, aber auch das materielle Anlagevermögen.

Unter "Gegenstände des Vorratsvermögens" fallen nach § 266 Abs. 2 B. I. HGB:

  • alle Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe,
  • unfertige und fertige Erzeugnisse sowie
  • Handelsware.

Eine körperliche Bestandsaufnahme zu einem Stichtag ist nur dann nicht erforderlich, wenn eine zuverlässige Bestandsbuchführung existiert. Als zuverlässig gilt hierbei, wenn einmal im Jahr die Übereinstimmung der Sollbestände mit den körperlich aufgenommenen Istbeständen festgestellt wird. Dies kann z. B. für jede Warengruppe zu verschiedenen Zeitpunkten zum jeweiligen Minimalbestand geschehen.

Forderungen, immaterielle Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten sind stattdessen durch entsprechende Dokumente nachzuweisen (Grundbuchauszüge, Hypotheken- und Grundschuldbriefe, Depotbestätigungen, Vertragsunterlagen, Saldenlisten und Saldenbestätigungen, Bankauszüge, Depotauszüge, Kopien aus dem Schuldwechselbuch). Gezählt werden Bargeld, Besitzwechsel, Schecks etc.

4 Methoden der Vorratsinventur

4.1 Stichtagsinventur – Erfassung zum Bilanzstichtag

Bei der Stichtagsinventur werden sämtliche Wirtschaftsgüter zum Bilanzstichtag erfasst. Dies ist die klassische Art der körperlichen Bestandsaufnahme. Da die Erfassung am 31.12. oft zu einer unzumutbaren Belastung führt, erkennt das Finanzamt auch eine Bestandsaufnahme innerhalb eines Zeitraums von 10 Tagen vor und 10 Tagen nach diesem Stichtag als ordnungsmäßig an. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass sämtliche Bestandsveränderungen zwischen Aufnahme- und Bilanzstichtag genau belegt und berücksichtigt werden.

 

Praxis-Tipp

Sparen Sie Lohnkosten

Diese Flexibilität erspart den Unternehmen z. B. die Zahlung tariflicher Zuschläge für Feiertags- oder Sonntagsarbeit.

4.2 Verlegte Inventur erfordert besondere Verfahren

Ein Inventurvereinfachungsverfahren bietet das Handelsgesetzbuch nach § 241 Abs. 3 HGB in Form der verlegten ...

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