Internal Audit: Vorteile für Konzern und Tochterunterneh ... / 4 Die Methoden des Internal Audit

Vergleich mit Wirtschafts­prüfung

Die Vorgehensweise der Revisoren wird oft verglichen mit der von Wirtschaftsprüfern, die den Jahresabschluss testieren. Das ist nur bedingt richtig. Der Aufwand ist vergleichbar, sowohl für die Prüfer als auch für die Beteiligten im Unternehmen. In der Vorgehensweise gibt es jedoch erhebliche Unterschiede, da sich die Revisoren nicht an gesetzliche Vorschriften, sondern an internen Schemata orientieren.

• Das Prüfungsschema wird durch den vereinbarten Fragenkatalog festgelegt, nicht durch Gesetze und Vorschriften.
• Die Intensität der Prüfung wird bestimmt durch Erfahrung und Vorgaben, nicht durch rechtliche Notwendigkeit.
• Die Dokumentation wird erstellt, um die eigene Arbeit in der Zukunft zu erleichtern, nicht um rechtlichen Vorgaben zu genügen.

4.1 Prüfungsschemata

Notwendige Inhalte

Für jeden Prüfungsbereich wird ein eigener Fragebogen erstellt. Die Unterscheidung ist nur inhaltlich, nicht im Aufbau zu erkennen. Die folgenden Inhalte werden benötigt:

1. Der Bereich und der Prozess werden identifiziert.
2. Die Frage zum Prüfungspunkt wird formuliert.
3. Für die Prüfer wird eine Vorgabe zum Prüfungsablauf gemacht.
4. Während der Prüfung wird die Antwort im Schema erfasst.
5. Die Prüfer zeigen das Risiko der bestehenden Situation auf und ordnen es in ein Bewertungsschema ein.
6. Die Geschäftsführung kommentiert als kritisch bewertete Abweichungen.
7. Maßnahmen zur Beseitigung des Mangels werden dokumentiert. Dabei werden auch der dafür Verantwortliche und das Datum der Erledigung erfasst.

Internal Audit		13.12.01
Prüfungseinheit		Muster GmbH
Prüfer		Frau Mustermann
Bereich Prozess	Frage	Prüfung	Antwort	Risikobewertung		Kommentar	Maßnahme	Verantwortlich zu erledigen bis
Rewe Zahlungseingang	Werden die Eingangsschecks beim Eingang erfasst und abgestimmt?	Ablaufbeschreibung Scheckeingänge prüfen Scheckeinreicher prüfen	Nein, die Schecks gehen mit der Hauspost zur Buchhaltung.	3	hohes Risiko Schecks können entwendet und privaten Konten gutgeschrieben werden. Das fällt erst bei Mahnung des Kunden auf.	Die Schecks werden direkt von der Poststelle durch einen Mitarbeiter der Buchhaltung abgeholt. Die Gefahr der Entwendung wurde bisher nicht gesehen.	Eingangsschecks werden in der Poststelle in eine Liste eingetragen. Diese wird mit dem Scheckeinreicher vom Leiter Buchhaltung verglichen.	Leiter Buchhaltung, Herr Müller 31.12.01
Rewe Zahlungseingang	Werden die Bankauszüge täglich mit den Bankkonten abgestimmt?	Ablaufbeschreibung Abstimmung prüfen	Nein, Bankauszüge werden für die Hausbank nur jeden zweiten Tag gebucht, für andere Banken wöchentlich. Dann erfolgt die Abstimmung.	2	geringes Risiko Die Daten in der Buchhaltung sind nicht aktuell, wenn nicht täglich gebucht wird. Die negativen Auswirkungen sind jedoch gering.	Der Aufwand für das tägliche Buchen der Bankauszüge ist hoch, der Vorteil der Aktualität gering.	keine
Rewe Zahlungseingang	Werden Lastschrifteinzüge auf einem Zwischenkonto verbucht?	Ablaufbeschreibung Konten prüfen Zwischenkonto prüfen	Nein, es gibt keine Lastschrifteinzüge.	1	kein Risiko

Tab. 3: Fragebogen

4.2 Untersuchungen

Die eigentliche Arbeit der Revisoren besteht darin, die Antworten der beteiligten Mitarbeiter zu bestätigen und möglichst mit Unterlagen zu dokumentieren.

1. Die Fragen aus dem Prüfungsschema werden den betroffenen Mitarbeitern gestellt. Dabei wird die Zielsetzung erklärt.
2. Die Antworten werden aufgenommen. Gleichzeitig wird geprüft, ob die Frage verstanden wurde.
3. Die Antworten werden bestätigt, indem spezielle Prüfungen durchgeführt werden. Beobachtungen am Arbeitsplatz, Prüfung von Dokumenten, Auswertung von Berichten sind entsprechende Vorgehensweisen.
4. Die Risiken werden bewertet.
5. Die Risikoeinschätzung als Ergebnis der Revision wird mit den Betroffenen diskutiert.
6. Die Geschäftsführung kommentiert die Ergebnisse.
7. Gemeinsam mit den Betroffenen und der Geschäftsführung der Tochtergesellschaft werden Maßnahmen beschlossen, mit denen der Mangel abgestellt werden kann.

Zwischenbericht

Nicht alle Schritte müssen direkt aufeinander folgen. So ist es üblich, nach der gemeinsamen Risikoeinschätzung (Schritt 5) einen Bericht zu erstellen und der Geschäftsführung vorzulegen. Diese hat dann mehrere Tage Zeit, die entsprechenden Kommentare zu geben und Maßnahmen vorzuschlagen.

4.3 Dokumentation

Das Ergebnis des Internal Audit wird in der Regel im Frageschema dokumentiert. Darin werden Risikoeinschätzung, Kommentare und Maßnahmen eingetragen. Es entsteht ein einheitliches und abgeschlossenes Dokument. Dieses steht allen Betroffenen zur Verfügung und kann als Grundlage für weitere Audits dienen. Die bei der Prüfung verwendeten Unterlagen wie Kopien oder Kontoauszüge werden gemeinsam mit dem Ergebnis dokumentiert.