Integriertes Liquiditätsman... / 2.4.2 Vorgehensweise

Ermittlung des Liquiditäts­potenzials durch den Working Capital Analyzer

Ein wesentliches Element der Bestandsaufname war der Einsatz eines Working Capital Analyzers. Hierbei handelt es sich um ein Instrument zur schnellen und fundierten Ermittlung von Liquiditätspotenzialen und zur Identifikation konkreter Ansatzpunkte zur Verbesserung der Working Capital Performance.

In Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung des Kunden wurden die debitorischen und kreditorischen Stamm- und Bewegungsdaten eines vollständigen Geschäftsjahres für das Gesamtunternehmen aus dem SAP-ERP-System extrahiert. Nach der manuellen Bereinigung des vollständigen Datensatzes um nicht liquiditätswirksame Vorgänge (Gutschriften, Stornos) wurde automatisiert eine Berechnung von relevanten Kennzahlen durchgeführt.

Der anschließende Abgleich der ermittelten Kennzahlen mit länder- und branchenspezifischen Benchmarks ermöglichte die Identifikation von spezifischen Handlungsfeldern in den Bereichen überfällige Kundenzahlungen, Skontoausnutzung und -gewährung sowie vorfällige Lieferantenzahlungen. Durch die Analyse der Stamm- und Bewegungsdaten und die Aufbereitung der Analyseergebnisse konnte innerhalb von zwei Wochen ein Liquiditätspotenzial ermittelt werden.

Workshops zum Erarbeiten konkreter Maßnahmen

Für die Ableitung von konkreten Maßnahmen zur Verbesserung der Working Capital Performance wurden fachbereichsübergreifende Workshops durchgeführt. Illustrativ nahmen an dem Workshop für den debitorischen Bereich die Fachabteilungen Debitorenbuchhaltung, Vertrieb, Customer Service und IT teil. Im Workshop wurden zunächst die Untersuchungsergebnisse erläutert. Durch die Vorstellung und Diskussion von branchenspezifischen Industriestandards (Best Practices) wurden gemeinsame konkrete Maßnahmen abgeleitet.

Anschließend wurden die identifizierten Maßnahmen detailliert dokumentiert und abgestimmt mit einer Erläuterung des Status quo, Beschreibung des Inhalts und des Nutzens der Maßnahme, Verantwortlichkeiten, Voraussetzungen, Implementierungsdauer, Meilensteine. Die Maßnahmen wurden jeweils hinsichtlich ihrer Wirkungsrichtung (Liquidität, Prozesskosten, qualitativer Effekt) differenziert.

Priorisieren der Maßnahmen

Mit dem Ziel, die identifizierten Einzelmaßnahmen zu bündeln und in Teilprojekte zu überführen, wurden die Maßnahmen nach ihren Liquiditätseffekten und ihrer Umsetzbarkeit hin bewertet und entsprechend priorisiert. Eine besonders hohe Priorität erhielten Maßnahmen mit einem hohen Liquiditätseffekt und einfacher Umsetzbarkeit.

Abschließend wurden die Einzelmaßnahmen zusammengefasst, die hinsichtlich ihrer Wirkungsrichtung und inhaltlichen Ausgestaltung ähnlich waren. Abbildung 6 zeigt illustrativ die Zusammenfassung der Maßnahmen und die Ableitung der Teilprojekte:

  • Anzahlungen und Abschlagszahlungen (Teilprojekt 1), z. B.

    • Ausweitung von Anzahlungen und Abschlagszahlungen auf alle Geschäftsfelder (insb. auch im Standardmaschinengeschäft).
    • Optimierung der Höhe der Anzahlungen und Teilzahlungen und bessere Synchronisierung mit den in der Produktion angefallenen Kosten.
  • Inkasso und Einspruchsmanagement (Teilprojekt 2), z. B:

    • Optimierung des Mahnprozesses (Standardisierte Mahnstufen, proaktives Forderungsmanagement).
    • Minimierung der Einsprüche durch Einführung eines Dispute Management Systems, Dokumentation und Monitoring aller Einwendungen, regelmäßige Analyse der Einspruchsgründe und Ableitung geeigneter Maßnahmen zur Vermeidung zukünftiger Einsprüche.
  • Kreditrisikomanagement (Teilprojekt 3), z. B:

    • Zentrale Verwaltung von Kreditlimiten in einem zentralen System mit Schnittstelle zu Rating-Agenturen und Schufa-Auskunfteien.
    • Fortlaufende Überwachung der Kreditlimitausschöpfung, regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Kreditlimite bei Vorliegen neuer Bonitätsinformationen sowie Eskalation aller Limitüberschreitungen.
  • Optimierung Skonto/Ausnutzung kreditorischer Zahlungsziele (Teilprojekt 4), z. B:

    • Optimierung der Zahllaufeinstellungen im System zur optimalen Ausnutzung der Skontopotenziale und Zahlungsziele und zur Vermeidung manueller Eingriffe.
    • Implementierung eines zentralen Rechnungsbearbeitungsprozesses mit Scanning/OCR (optische Texterkennung) und elektronsicher Workflows zur effizienten Bearbeitung von Lieferantenrechnungen.
  • Stammdaten und Systemeinstellungen, Zentralisierung der Fakturierung und SAP-Wissenstransfer (Teilprojekt 5), z. B:

    • Korrektur der im Customizing der Zahlungsziele identifizierten Fehleinstellungen (insb. Einstellungen für Bestimmung des Zahlungsfristenbasisdatums, Eingabe der Nettofälligkeitstage bei allen Skontozahlungsbedingungen).
    • Abgleich der in den Stammdaten hinterlegten Zahlungsbedingungen mit den tatsächlich mit den Kreditoren und Debitoren verhandelten Zahlungsbedingungen.
    • Zentralisierung der Faktura im Shared Service Center.

Abb. 6: Bewertung der Maßnahmen im Hinblick auf Umsetzbarkeit und Liquiditätseffekt

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