IKS-Doku für alle Bereiche

Eine IKS-Doku sollte sich auf folgende Bereiche erstrecken:

  • Ablauf- und Aufbauorganisation im Allgemeinen

    Hiermit sind Organigramme und Workflow-Beschreibungen gemeint. Diese liegen in aller Regel vor und sollten im einheitlichen Design in die Doku eingefügt werden.

  • Rechnungswesen

    In diesem Bereich existieren traditionsgemäß schon viele Kontrollschritte. Diese sollten gelistet und mit je einem Beispiel versehen werden. Können pro Listungsteil Kontrollschritte, Nachfassaktionen oder automatisierte Konsequenzen (z. B. Mahnungen) nachgewiesen werden, ist dies sicherlich hilfreich bei der Doku-Prüfung.

  • IT

    Praktisch kommt kein Unternehmensbereich ohne Datenunterstützung aus. Deshalb ist es empfehlenswert, IT-unterstützte Prüfschritte und -routinen aufzulisten, Schnittstellen zu beschreiben, Codevergabeprozesse, Berechtigungsrollen etc. aufzuführen.

  • Dienstreisen (und deren Abrechnung)

    Hier können alle systematischen Schritte zur Prüfung der eingereichten Dienstreiseabrechnungen aufgeführt werden. Verplausibilisierungen von Reiseprivilegien wie z. B. Buchungsklassen oder Hotel- und Mietwagenkategorien sind hier für den RLP unerheblich. Ein ebenso prüfdankbares Feld sind Reisekosten und Kilometerabrechnungen.

  • Einkauf und Wareneingang

    Da Bestellung und Wareneingang ursächlich für einen RLP sind, sollte dieser Bereich mit seinem Workflow in die Doku aufgenommen werden.

  • Lagerhaltung und Inventur

    Obwohl für den RLP eher marginal, ist es aber empfehlenswert, auch dortige systematische Kontrollen bei Lagerentnahmen, Materialvernichtung und die Behandlung von Inventurdifferenzen in eine IKS-Doku aufzunehmen.

  • Produktion

    Sofern über PPS und ERP-Systeme automatisch Stücklisten, Rezepturen oder Gemischaussagen in Rechnungsbestandteile einfließen, ist auch hier eine entsprechende Doku empfehlenswert.

  • Verkauf und Vertrieb

    Durch Auftragsannahme, Bestätigung und Auslieferung wird ein RLP klassisch in den Anfangs- und Endpunkten materiell gekennzeichnet. Deshalb ist eine Beschreibung der Kontrollabläufe hier unverzichtbar für eine IKS-Doku.

  • Personalwesen

    Für das Beisteuern der kostenrelevanten Personalinformationen ist das Personalbüro/die Personalabteilung zuständig. Aus diesem Grund ist das zeit- und kostenbezogene Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem zumindest schematisch in die IKS-Doku mit einzubeziehen. Ebenso sind die Abrechnung und Verwaltung von Zeitarbeitsverträgen mit kostenrelevanten Auswirkungen auf den RLP für eine Doku geeignet.

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