Harmonisierung des externen und des internen Rechnungswe ... / 2 Digitalisierung und Reporting 4.0

Chancen der Integration durch Digitalisierung

Wie auf alle Bereiche wird die Digitalisierung auch einen großen Einfluss auf das externe und interne Berichtswesen haben. Wenn das interne Berichtswesen zunehmend real-time zur Verfügung steht, auf großen Datenvolumina beruht und von Algorithmen getrieben wird, wird eine Integration der externen Anforderungen z. B. bezüglich der Rechnungslegungsstandards zunehmend komplexer. Dem lässt sich durch vier Maßnahmen entgegenwirken:

• Stärkung der zentralen Governance:

  Nur durch eine Integration der Regeln und zentralen Vorgaben bezüglich des externen und internen Berichtswesens lässt sich eine De-Harmonisierung verhindern. Für eine transparente Darstellung ist eine Durchgängigkeit vom gebuchten Wert bis zum berichteten Wert ein wesentlicher Faktor. Gerade Verteilungen und Umlagen, die gerne im internen Berichtswesen verwendet werden und am Ende nur einer Transparenz entgegen stehen, erschweren eine Vergleichbarkeit mit dem externen Berichtswesen. Wenn im internen Berichtswesen zukünftig auf einer weit größeren Datenbasis (big data) und auf Basis von Prognose-Algorithmen gearbeitet wird, besteht eine erweiterte Gefahr, dass die Zahlenwerke voneinander abrücken. Hier können gemeinsame Regeln (Governance) einen positiven Effekt haben.

• Ausbau der Service-Funktion:

  In einer sinnvoll ausgebauten Servicestruktur lassen sich Harmonisierungsaspekte viel einfacher durchsetzen und auf der Zeitschiene sicherstellen. Hierbei wird der Anteil der Prozesse, die das externe und das interne Berichtswesen betreffen, und die in einer Serviceorganisation abgebildet sind, deutlich ausgeweitet. Center of Excellence und Center of Scale werden einen Großteil der Finanzprozesse abdecken. Lediglich das Business Partnering und wenige verbleibende Restfunktionen (retained functions) verbleiben vor Ort. Die Vorteile hierbei liegen vor allem in der Erzeugung einer harmonisierte Zahlenbasis: so haben z. B. in einem Shared Service Center gebuchte Daten die gleiche Struktur, oder in einem Controlling Center of Excellence vorbereitete Buchungssätze, z. B. für Rückstellungen oder Abgrenzungen, werden nach den gleichen Regeln generiert. Durch diese inhaltlich harmonisierte Datenstruktur wird eine Weiterverarbeitung dieser Daten in "digitalen" Prozessen vereinfacht. Gleichzeitig kann die Anzahl der Mitarbeiter durch Automatisierung (z. B. Robotics) reduziert werden (s. Abb. 8).

Abb. 8: Zunahme der Prozesse in Serviceorganisationen

• Integration und Automatisierung:

  Das Rollenbild des klassischen Buchhalters wird es in absehbarer Zeit nur noch in einem reduzierten Umfang geben. Die Prognose, dass zukünftig keine Buchhaltungskapazitäten mehr notwendig sein werden stellt sicherlich eine Überspitzung dar, deutet aber die Richtung zukünftiger Entwicklungen an. Transaktionale Tätigkeiten werden weitgehend ins System überführt, einfache Entscheidungen bis hin zu einfachen Kommentierungen werden vollständig automatisiert, während die Rolle des Business Partners sowohl für das interne als auch für das externe Berichts- und Rechnungswesen gestärkt wird. Gerade das Feld der Kommentierung wird durch Digitalisierung eine neue Qualität erlangen. Während zurzeit nur deskriptive Kommentierung automatisierbar ist (z. B. "die Umsätze haben sich um x % erhöht"), werden zukünftig Hintergrundinformationen automatisiert zugesteuert werden. Um in unserem Beispiel zu bleiben: Ein Algorithmus, in dem die Werttreiberbäume für den Umsatz sowie externe Marktinformationen hinterlegt sind, kann diese werttreibenden Effekte in einem Kommentar darstellen und die entsprechenden Markt- und Umfeld-informationen bereitstellen. Der analysierende Controller kann sich hierdurch besser auf Maßnahmen konzentrieren, um Abweichungen nicht nur zu erklären sondern diesen aktiv gegen zu steuern. Dies geschieht zum einen als Reaktion auf Ist-Werte, aber ebenfalls steuernd auf Basis von Predictive/Forecast-Werten. Hier geht es natürlich im Schwerpunkt um das interne Reporting.

• Annäherung durch die Entwicklung der externen Vorschriften:

  Das Beispiel der Richtlinien zur E-Bilanz im Steuer-Reporting zeigt, dass auch hier eine Annäherung an die digitale Welt stattfindet. Während zurzeit eine E-Bilanz oftmals noch manuell oder durch "selbstgebastelte" Excel-Brücken gefüllt wird, arbeiten Softwarehersteller an der Automatisierung der Befüllung, so dass zukünftig idealerweise kein manueller Eingriff mehr notwendig ist. Bei einer einheitlichen inhaltlichen Governance wie oben beschrieben, lassen sich die Zahlenwerke extern/intern nahtlos überleiten.