Gutschrift als Rechnungsersatz

Zusammenfassung

 

Überblick

Mit einer Gutschrift kann wie mit einer Rechnung im normalen Geschäftsverkehr abgerechnet werden. Dieser Beitrag informiert darüber, wann eine "echte" Gutschrift als Rechnungsersatz vorliegt, welche Voraussetzungen eine Gutschrift erfüllen muss, welche umsatzsteuerlichen Konsequenzen sich aus unrichtigen Gutschriften ergeben und wie die korrekte Buchung aussieht.

 

1 Gutschrift als Rechnung

Mit Gutschriften kann über

  • ausgeführte steuerpflichtige Lieferungen und sonstige Leistungen,
  • Vorauszahlungen (für künftige Lieferungen und Leistungen) oder
  • Teilleistungen

abgerechnet werden.

 

So buchen Sie richtig

Gutschrift mit USt-Ausweis

Winzer Meier aus Breisach liefert am 8.5. Trauben vom Kaiserstuhl an den Gemüseeinzelhändler Weber. Weber stellt Meier eine Gutschrift aus: Nettopreis 1.000 EUR zuzüglich 7 % Umsatzsteuer = 70 EUR. Meier und Weber sind beide regelversteuernde Unternehmer i. S. d. § 2 UStG.

Weber bucht wie folgt:

Buchungsvorschlag SKR 03: Buchung Wareneinkauf

 

Konto

SKR 03 Soll
Konten-Bezeichnung

Betrag

EUR

Konto

SKR 03 Haben
Konten-Bezeichnung

Betrag

EUR
3300 Wareneingang 7 % Vorsteuer 1.070      
      1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.070

Buchungsvorschlag SKR 04: Buchung Wareneinkauf

 

Konto

SKR 04 Soll
Konten-Bezeichnung

Betrag

EUR

Konto

SKR 04 Haben
Konten-Bezeichnung

Betrag

EUR
5300 Wareneingang 7 % Vorsteuer 1.070      
      3300 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.070

Das Konto "Wareneinkauf 7 % Vorsteuer" ist ein Automatikkonto. Die Vorsteuer wird automatisch auf das entsprechende Vorsteuerkonto gebucht.

Für Meier stellt die Lieferung einen ganz gewöhnlichen Umsatz dar. Er bucht:

Buchungsvorschlag SKR 03: Buchung Warenverkauf

 

Konto

SKR 03 Soll
Konten-Bezeichnung

Betrag

EUR

Konto

SKR 03 Haben
Konten-Bezeichnung

Betrag

EUR
1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1.070      
      8300 Erlöse 7 % Umsatzsteuer 1.070

Buchungsvorschlag SKR 04: Buchung Warenverkauf

 

Konto

SKR 04 Soll
Konten-Bezeichnung

Betrag

EUR

Konto

SKR 04 Haben
Konten-Bezeichnung

Betrag

EUR
1200 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1.070      
      4300 Erlöse 7 % Umsatzsteuer 1.070

Das Konto "Erlöse 7 % Umsatzsteuer" ist ein Automatikkonto, d. h. hier wird die Umsatzsteuer automatisch aus den Erlösen herausgerechnet.

2 Wann berechtigt eine Gutschrift zum Vorsteuerabzug?

Damit eine Gutschrift als Rechnungsersatz zum Vorsteuerabzug berechtigt, müssen folgende Voraussetzungen vorliegen:

  • Der leistende Unternehmer (= Empfänger der Gutschrift) muss zum gesonderten Ausweis der Steuer in einer Rechnung berechtigt sein.
  • Zwischen dem Aussteller (Leistungsempfänger) und dem Empfänger der Gutschrift (Leistenden) muss Einverständnis darüber bestehen, dass mit einer Gutschrift über die Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird (es darf kein Widerspruch des Gutschriftenempfängers vorliegen).
  • Das Abrechnungsdokument muss zwingend mit dem Wort "Gutschrift" bezeichnet sein.
  • Die Gutschrift muss folgende Angaben enthalten:

    • den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers,
    • den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers,
    • die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung,
    • den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung,
    • das Ausstellungsdatum,
    • eine fortlaufende Nummer,
    • das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (Betrag ohne USt = Nettobetrag),
    • den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (dieser Steuerbetrag ist gesondert auszuweisen), sowie den angewandten Steuersatz, der Gutschriftsendbetrag ist für den Vorsteuerabzug nicht erforderlich,
    • die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers, unter welcher dieser beim Finanzamt veranlagt wird (d. h., der Unternehmer, der per Gutschrift abrechnet, muss sich die USt-Nummer des Leistenden besorgen),
    • Hinweis auf Steuerfreiheit, wenn die Lieferung oder Leistung umsatzsteuerfrei ist.
  • Die Gutschrift muss innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung erteilt worden sein.
  • Die Gutschrift muss dem leistenden Unternehmer zugeleitet worden sein.
 

Hinweis

Rechnung und Gutschrift in einem Dokument

Wird in einem Dokument (Schriftstück, Datei) sowohl über empfangene Leistungen (Gutschrift) als auch über ausgeführte Leistungen (Rechnung) zusammen abgerechnet, muss es auch die Rechnungsangabe "Gutschrift" enthal...

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