Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung: Anforderungen ... / Zusammenfassung

Mit Schreiben vom 28.11.2019 hat der BMF die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung und den Datenzugriff zusammengefasst und auch hinsichtlich digitaler Verfahren erweitert. Dieses Schreiben ersetzt das Schreiben vom 14.11.2014. In diesem "alten" Schreiben wurden alle damals gültigen Vorschriften zur Führung von Büchern und zur herkömmlichen und elektronischen Archivierung der Geschäftsunterlagen zusammengefasst und interpretiert.

I. d. R. werden heute Betriebsabläufe, Geschäftskorrespondenz, Buchhaltung, sonstige Aufzeichnungen und Dokumentationen innerhalb eines Unternehmens unter Zuhilfenahme moderner, elektronischer und digitaler Informations- und Kommunikationstechnik abgebildet. D. h., steuerliche und nicht steuerliche Aufzeichnungen nebst Schriftverkehr und sonstigen Erläuterungen werden elektronisch geführt und archiviert. Dabei gilt es zu beachten, dass der Unternehmer die steuerlichen Ordnungsvorschriften auch dann beachten muss, wenn er zwar nicht zur Führung von Büchern verpflichtet ist, derartige Aufzeichnungen jedoch freiwillig fertigt.

Elektronische Systeme sind keine statischen Gebilde. Sie unterliegen ständigen Erweiterungen, Verbesserungen und Entwicklungen. Aus diesem Grunde sind für programmtechnische Änderungen, Änderungen und Anpassungen von Automatismen sowie für die Pflege der Stammdaten u. a. immer Änderungsprotokolle zu fertigen und die ursprünglichen Fassungen zu archivieren. Dies dient dem Verständnis der historischen Handlungen und der leichten Überprüfbarkeit innerhalb des Aufbewahrungszeitraums der Unterlagen.

Die älteste gesetzliche Grundlage ordnungsmäßiger Buchführung ist in den §§ 238 ff. HGB enthalten. Daneben finden sich auch andere Aufzeichnungsvorschriften in weiteren Wirtschaftsgesetzen wie in §§ 91 ff. Aktiengesetz, §§ 41 ff. GmbH-Gesetz, § 33 Genossenschaftsgesetz, § 26 Kreditwesengesetz, § 55 Versicherungsaufsichtsgesetz. In berufsständischen Vorschriften sind sehr oft ebenfalls Vorschriften enthalten, die über den § 140 AO Eingang in die steuerliche Aufzeichnungspflicht finden. Berufsständische Vorschriften dieser Art sind beispielsweise die Apothekenbetriebsordnung, das Fahrlehrergesetz, die Gewerbeordnung usw. Sie runden die handels- und wirtschaftsrechtlichen Vorschriften ab. Nicht zuletzt sei auf die im Steuerrecht gültigen, originären eigenen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften wie beispielsweise die allgemeinen steuerlichen Regelungen in §§ 141-147 AO nebst den entsprechenden Verordnungen (z. B. AEAO zu §§ 146, 146a sowie in verschiedenen Einzelsteuergesetzen) hingewiesen.