Zusammenfassung

 
Überblick

Mit Schreiben vom 28.11.2019 hat der BMF die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung und den Datenzugriff zusammengefasst und auch hinsichtlich digitaler Verfahren erweitert. Dieses Schreiben ersetzt das Schreiben vom 14.11.2014. In diesem "alten" Schreiben wurden alle damals gültigen Vorschriften zur Führung von Büchern und zur herkömmlichen und elektronischen Archivierung der Geschäftsunterlagen zusammengefasst und interpretiert.

I. d. R. werden heute Betriebsabläufe, Geschäftskorrespondenz, Buchhaltung, sonstige Aufzeichnungen und Dokumentationen innerhalb eines Unternehmens unter Zuhilfenahme moderner, elektronischer und digitaler Informations- und Kommunikationstechnik abgebildet. D. h., steuerliche und nicht steuerliche Aufzeichnungen nebst Schriftverkehr und sonstigen Erläuterungen werden elektronisch geführt und archiviert. Dabei gilt es zu beachten, dass der Unternehmer die steuerlichen Ordnungsvorschriften auch dann beachten muss, wenn er zwar nicht zur Führung von Büchern verpflichtet ist, derartige Aufzeichnungen jedoch freiwillig fertigt.

Elektronische Systeme sind keine statischen Gebilde. Sie unterliegen ständigen Erweiterungen, Verbesserungen und Entwicklungen. Aus diesem Grunde sind für programmtechnische Änderungen, Änderungen und Anpassungen von Automatismen sowie für die Pflege der Stammdaten u. a. immer Änderungsprotokolle zu fertigen und die ursprünglichen Fassungen zu archivieren. Dies dient dem Verständnis der historischen Handlungen und der leichten Überprüfbarkeit innerhalb des Aufbewahrungszeitraums der Unterlagen.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die älteste gesetzliche Grundlage ordnungsmäßiger Buchführung ist in den §§ 238 ff. HGB enthalten. Daneben finden sich auch andere Aufzeichnungsvorschriften in weiteren Wirtschaftsgesetzen wie in §§ 91 ff. Aktiengesetz, §§ 41 ff. GmbH-Gesetz, § 33 Genossenschaftsgesetz, § 26 Kreditwesengesetz, § 55 Versicherungsaufsichtsgesetz. In berufsständischen Vorschriften sind sehr oft ebenfalls Vorschriften enthalten, die über den § 140 AO Eingang in die steuerliche Aufzeichnungspflicht finden. Berufsständische Vorschriften dieser Art sind beispielsweise die Apothekenbetriebsordnung, das Fahrlehrergesetz, die Gewerbeordnung usw. Sie runden die handels- und wirtschaftsrechtlichen Vorschriften ab. Nicht zuletzt sei auf die im Steuerrecht gültigen, originären eigenen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften wie beispielsweise die allgemeinen steuerlichen Regelungen in §§ 141-147 AO nebst den entsprechenden Verordnungen (z. B. AEAO zu §§ 146, 146a sowie in verschiedenen Einzelsteuergesetzen) hingewiesen.

1 Ordnungsmäßige DV-Buchhaltung in der Praxis

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind für die klassische Buchhaltung (Papierbuchhaltung) jedem Fachmann ein Begriff und in der Praxis gewissermaßen "in Fleisch und Blut" übergegangen. Im Bereich der elektronischen Buchhaltung und Archivierung hingegen traten und treten immer wieder Fragen, Probleme und Unsicherheiten auf, die durch die Ausführungen im BMF-Schreiben vom 28.11.2019 schneller und besser zu lösen sind. Mit diesen Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, steht dem Praktiker ein Nachschlagewerk mit Erlasscharakter zur Verfügung, das auch künftigen Ansprüchen und Entwicklungsstufen Rechnung tragen soll.

1.1 Bedeutung für die Praxis

Sowohl das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 als auch das BMF-Schreiben vom 28.11.2019[1] stellen klar, welchen Stellenwert die modernen technischen Möglichkeiten in der Nomenklatur der GoB einnehmen. Die inhaltliche Abfassung ist so gewählt, dass nicht nur gegenwärtige, sondern auch künftige Technologien mit ihrer Hilfe eingeordnet werden können. Dadurch, dass sämtliche Unternehmer – ob gewerblich oder freiberuflich – wichtigen steuerlichen Aufzeichnungspflichten unterliegen, erfährt ein derartiges Nachschlagewerk ein erhöhtes Maß an Bedeutung.

[1] BMF, Schreiben v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003; BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A4-S, 0316/19/10003 :0001.

1.2 "Bücher" i. S. d. GoBD

"Bücher" i. S. d. BMF-Schreibens[1] und damit der GoBD sind nicht nur klassische Aufzeichnungen in Papierform jedweder Art, sondern auch elektronische Aufzeichnungs- und Archivierungsmöglichkeiten. Bücher und Aufzeichnungen können gem. § 146 Abs. 5 AO auch auf Datenträgern geführt werden. Bedingung ist jedoch, dass die Form der Buchführung sowie der angewandten Verfahren den GoB entsprechen. In der Papierform spricht man von Grund-, Vor-, Neben- und Hauptbüchern. In diesem Zusammenhang sollten auch insbesondere AEAO zu §§ 146 Tz 2.1.4 und 146a Tz. 5 beachtet werden.

Im Bereich der elektronischen Buchführung bzw. elektronischen Aufzeichnungen ist die Rede von Haupt-, Vor- und Nebensystemen. Der Inhalt des Schreibens ist so abgefasst, dass die angesprochenen Grundsätze gegenwärtiger Methoden auch sinngemäß auf künftige Systeme übertragen werden können. Explizit wird davon gesprochen, dass einerseits grundsätzlich der Steuerbürger die Form, den Umfang und ...

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