Grundsätzlich dürfen einmal erfasste Daten nicht mehr verändert werden. Sofern sich dennoch Änderungen ergeben, sind diese zu protokollieren. Die "alten" Daten müssen dabei jedoch in ihrer ursprünglichen Form erhalten und lesbar bleiben. Die Veränderungen müssen so vorgenommen werden, dass jederzeit ersichtlich ist, wann die Eintragungen erfolgten. Sofern ein DV-System eingesetzt wird, ist dafür Sorge zu tragen, dass alle Informationen, die jemals in den Arbeitsprozess eingearbeitet bzw. eingelesen wurden, nicht unterdrückt, überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.
Die Unveränderlichkeit der Daten bzw. die Protokolle über Änderungen können software-, hardwaremäßig oder organisatorisch sichergestellt werden. Das bedingt, dass auch abgelegte Daten und sonstige elektronische Dokumente nicht mehr veränderbar sein dürfen. Bei programmgenerierten oder programmgesteuerten Aufzeichnungen sind auch die Änderungen an den der Aufzeichnung zugrunde liegenden Steuerungs- und Generierungsdaten ebenfalls in einer Änderungshistorie zu protokollieren. Änderungen dieser Art können beispielsweise Einstellungsänderungen, Änderung der Stammdaten usw. sein. Ebenso sind mehrdeutige Verknüpfungen zu verhindern. Selbst die Änderungshistorie darf nachträglich nicht verändert werden können. Systemfunktionen oder Manipulationsprogramme, welche die geforderten Eigenschaften beeinflussen, führen zur Ordnungswidrigkeit der Buchhaltung. Ein Beispiel für einen unzulässigen Vorgang ist im BMF, Schreiben v. 28.11.2019 unter Rz 109 (Beispiel 7) ersichtlich. In Beispiel 8 unter Rz 112 sind als Manipulationsprogramme sogenannte Zapper, Phantomware und Backofficeprodukte genannt, deren Aufgabe es ist, unprotokollierte Änderungen an Einnahmeaufzeichnungen zu ermöglichen.
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