"Bücher" i. S. d. BMF-Schreibens[1] und damit der GoBD sind nicht nur klassische Aufzeichnungen in Papierform jedweder Art, sondern auch elektronische Aufzeichnungs- und Archivierungsmöglichkeiten. Bücher und Aufzeichnungen können gem. § 146 Abs. 5 AO auch auf Datenträgern geführt werden. Bedingung ist jedoch, dass die Form der Buchführung sowie der angewandten Verfahren den GoB entsprechen. In der Papierform spricht man von Grund-, Vor-, Neben- und Hauptbüchern. In diesem Zusammenhang sollten auch insbesondere AEAO zu §§ 146 Tz 2.1.4 und 146a Tz. 5 beachtet werden.
Im Bereich der elektronischen Buchführung bzw. elektronischen Aufzeichnungen ist die Rede von Haupt-, Vor- und Nebensystemen. Der Inhalt des Schreibens ist so abgefasst, dass die angesprochenen Grundsätze gegenwärtiger Methoden auch sinngemäß auf künftige Systeme übertragen werden können. Explizit wird davon gesprochen, dass einerseits grundsätzlich der Steuerbürger die Form, den Umfang und den Inhalt der Aufzeichnungen bestimmt, sofern dessen Auswahl den Erfordernissen der steuerlichen und außersteuerlichen Aufzeichnungsvorschriften genügt. Andererseits wird auch ausdrücklich ausgesprochen, dass durch das BMF-Schreiben keine abschließende abstrakte Definition der aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen erfolgen kann. Wegen der unterschiedlichen Betriebsabläufe, der vielfältigen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen sowie der eingesetzten Aufzeichnungs- und Buchführungssysteme wäre das ein schier unmögliches Unterfangen.
Neue Technologien erfordern u. U. eigenständige neue Definitionen. Im BMF-Schreiben vom 28.11.2019 wird erwartet, dass hierbei durch einen Analogieschluss festgestellt wird, ob das neue System die Erfordernisse erfüllt, die analog von einem klassischen Papiersystem erfüllt werden müssten. Grundsätzlich zählen alle außersteuerlichen und steuerlichen Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, wenn sie zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung notwendigen und gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen bedeutungsvoll sind. Dazu können Unterlagen in Papierform wie auch in elektronischer Form jedweder Art vorliegen. Wichtig hierbei ist, dass diese Unterlagen dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wird. Inwieweit dies auch außersteuerliche Unterlagen und Berechnungen treffen kann, zeigt das Beispiel 1 im BMF-Schreiben vom 28.11.2019.
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