Bücher, die aus steuerlichen Gründen zu führen sind, unterliegen der in den Steuergesetzen geregelten Aufbewahrungspflicht. Aufbewahrungspflichtig sind auch die Aufzeichnungen der Einnahmen-Überschussrechner. Die Aufbewahrung hat geordnet zu erfolgen. Ein Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Allerdings muss die Ablageform so gestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit die Aufzeichnungen und Belegablage überprüfen kann. Aufbewahrungspflichtig sind sowohl die elektronisch archivierten Daten als auch die Papieraufzeichnungen und -belege.
Sofern Handels- und Geschäftsdokumente elektronisch erstellt und in Papierform abgesandt werden, dürfen sie nur in Papierform aufbewahrt werden, wenn eine elektronische Aufbewahrung nicht zumutbar ist. Eingehende elektronische Dokumente und Buchungsbelege müssen in dem Format gespeichert werden, in dem sie empfangen wurden, z. B. PDF. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist grundsätzlich nur zulässig, wenn keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden können und die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird.
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