GRC-System einführen: Praxisbericht aus dem Mittelstand / 3.7 Schritt 7: Beurteilung

Das Ergebnis ist nach Aussage des Wirtschaftsprüfers durchaus akzeptabel. Größere Unternehmen kommen im ersten Schritt auf einen höheren Anteil grüner Positionen. Das Endergebnis von ca. 90 % erfüllter Forderungen entspricht dem Durchschnitt. Sorge bereiten die 7 nicht erfüllten Anforderungen. Grundsätzlich bedeutet auch nur ein rotes Ergebnis, dass das GRC-System nicht testiert werden kann. Die Gründe für die 7 nicht erfüllbaren Forderungen sind:

• Deutsches Recht: Die Forderung nach scharfen Sanktionen im Arbeitsvertrag bei fahrlässigen Verstößen gegen die GRC-Regeln sind in Deutschland rechtlich nicht umsetzbar.
• Technik: Einige Forderungen z. B. nach automatisieren Verarbeitungen ohne manuellen Eingriff können nicht erfüllt werden, weil die dazu notwendige IT-Technik nicht zur Verfügung steht.
• Wirtschaftlichkeit: Alle Maßnahmen zur Verbesserung der GRC-Systeme verursachen Kosten. Die Mitgesellschafter und das Management sperren sich gegen hohe Ausgaben z. B. für einen separaten Serverraum weit außerhalb des Verwaltungsgebäudes.
• Kulturunterschiede: Die Einschätzung der Notwendigkeit, Kommunikationswege zu schaffen, ist zwischen den britischen und deutschen Gesellschaftern stark umstritten. Im angelsächsischen Raum ist die Vorgabe eines Systems für Whistleblower Standard, in Deutschland ist das kaum bekannt. Daher wird die Schaffung eines solchen Systems in der Gesellschafterversammlung abgelehnt, die Forderung muss rot bleiben.

Praxis-Beispiel

Whistleblowing

Um Missstände im Unternehmen durch Mitarbeiter aufdecken zu können, wird in den USA, in Großbritannien und anderen Ländern ein System installiert, das Mitarbeitern eine anonyme Meldung ermöglicht und dennoch eine Rückverfolgung zulässt. Dabei werden externe Dienstleister genutzt, die kostenaufwändig sind. Diese Kultur ist in Deutschland kaum bekannt. Die Alternative in Form des vorhandenen Weges über eine Meldung an den Betriebsrat wird meist nicht akzeptiert. Dies ist ein stetiger Diskussionspunkt zwischen deutschen Konzernunternehmen und ausländischen Gesellschaften.

Der Wirtschaftsprüfer hat in Absprache mit dem britischen Gesellschafter als Auftraggeber das vorliegende Ergebnis akzeptiert. Allerdings muss die Situation in den nächsten 24 Monaten verbessert werden. So wird durch vereinbarte Maßnahmen die Zahl der gelben Positionen auf maximal 20 zurückgeführt, die der roten Positionen um 3 reduziert. Die deutsche Gesellschaft macht dazu innerhalb von drei Monaten konkrete Vorschläge.

Damit kann das Projekt abgeschlossen werden. Der Zeitplan wird eingehalten, das Ende sogar um einen Monat vorgezogen. Die vereinbarte erste Prüfung 18 Monate nach Projektstart bleibt bestehen.

Inhalt	Endtermin Plan	Endtermin Ist
Projektstart	t	t
Abschluss Istaufnahme	t + 3 Monate	t + 4 Monate
Ermitteln Handlungsbedarf (Analyse)	t + 4 Monate	t + 5 Monate
Reduzieren Abweichungen (Reaktion)	t + 6 Monate	t + 6 Monate
Dokumentation	t + 8 Monate	t + 8 Monate
Prüfung / Testat	t + 10 Monate	t + 9 Monate
erste Überprüfung	t + 18 Monate	t + 18 Monate