8.1 Allgemeines

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben müssen täglich aufgezeichnet werden.[1]

8.2 Elektronische Kassensysteme

Bei elektronischen Kassensystemen gelten folgende Grundsätze:

  • Die Kassendaten müssen maschinell auswertbar sein.[1]
  • Lediglich Kassenendsummen vorzulegen ist nicht statthaft. Bei elektronischen Kassen besteht Einzelaufzeichnungspflicht.[2]
  • Der Bediener (Verkäufer, Bedienung) der Kasse ist zu vermerken.[3]
  • Kassendaten dürfen nicht unprotokolliert editiert oder ins Buchhaltungssystem importiert werden.[4]
  • Seit 1.1.2020 besteht bei elektronischen Kassen eine Belegausgabepflicht.[5]
  • Werden mit dem Kassensystem unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, ELV – Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst, muss eine Abstimmung mit den unbaren Zahlungsvorgängen gewährleistet sein.
  • Ist die Speicherung aller steuerlich relevanten Daten (Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten) innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.
  • Es dürfen nur noch vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte Kassen verwendet werden. Sofern eine PC-Kasse nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft worden ist und nicht aufrüstbar ist, galt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022.[6]
  • Elektronische Kassen müssen über ein digitales Speichermodul und eine einheitliche digitale Schnittstelle verfügen.[7]
  • Es besteht eine elektronische Meldepflicht für Kassensysteme an das Finanzamt.[8] Momentan ist diese jedoch ausgesetzt (voraussichtlich bis 2024; Stand Oktober 2023).[9]
 
Achtung

Nutzungsbeschränkung

Elektronische Kassen, welche die o. g. Anforderungen nicht erfüllen, dürfen nicht mehr verwendet werden. Seit 1.10.2020 sind nur noch zertifizierte Kassen mit technischer Sicherheitseinrichtung zulässig.[10]

8.3 Rechtsprechung

Zur Kassenführung existiert eine Vielzahl an Rechtsprechung. Zentral sind u. a. folgende beiden Punkte:

  • Fehlende Kassensturzfähigkeit (z. B. wg. nicht täglich geführter Kasseneinträge) ist ein gravierender Mangel.[1]
  • Wird ein Kassenbuch in Form aneinandergereihter Tageskassenberichte geführt, ist die Buchführung nur ordnungsgemäß, wenn die Ursprungsaufzeichnungen über die Bargeschäfte unmittelbar nach Auszählung der Tageskasse in den Tageskassenbericht übertragen werden.[2]

Übersicht: Formate

 
Format Anwendung GoBD
Doc, Docx Textverarbeitung nicht konform
XLS, xlsx Tabellenkalkulation nicht konform
PDF (Klartext-) Bild, je nach Ausstattung kann Text entnommen werden konform[3]
PDF/A3 (Klartext-) Bild mit angehängtem digitalen Inhalt im xml-Format konform[4]
BMP, JPG, Tif, … Bilder konform

Tab. 6: Datenformate und ihre GoBD-Konformität

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