GoBD: Von A wie Aufzeichnungen bis Z wie Zwangsgeld / 5.5 Maschinelle Auswertbarkeit

Digitale Belege müssen während ihrer Aufbewahrungsdauer jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.^[1]

Unter maschinelle Auswertbarkeit fallen:^[2]

Mathematisch-technische Auswertungen	Sortieren nach bestimmten Datenfeldern Filtern (z. B. nach Betrag, Textinhalt, Datum) Erstellen von Pivottabellen Aufaddieren von Daten Berechnen von Mindest-, Maximal- oder Mittelwert Anfügen neuer Rechenfelder Auslesen von Kassendaten Reisekostenabrechnungen Überstundennachweisen
Volltextsuche	z. B. Suche nach "digital"
Nachverfolgen von Verknüpfungen und Verlinkungen	Schnittstellen zwischen Systemen, z. B.: Fakturierung → Finanzbuchhaltung Warenwirtschaft → Bewertung Garantieleistung → Rückstellung

Tab. 4: Vorgänge, die unter maschinelle Auswertbarkeit fallen

[1] § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 126 bis Rn. 128.