Digitale Unterlagen / Daten auf Bildträgern dürfen während der Aufbewahrungsdauer nicht verändert werden. Bei Betriebsprüfungen müssen sie lesbar gemacht und vorgelegt werden.
Als zulässige Speichermöglichkeiten sind neben Festplatte (HDD) auch Cloudspeicher möglich.[1]
Zunächst werden elektronische Daten im Produktivsystem generiert. Bei Betriebsprüfungen werden die Daten grundsätzlich von hier ausgelesen werden.
Beim Systemwechsel bzw. der Auslagerung von Daten in ein Archivsystem sind folgende Punkte zu beachten:[2]
- Alle Daten müssen quantitativ und qualitativ gleichwertig in das neue System bzw. das neue Archivsystem übertragen werden. Das betrifft z. B. Buchungen, Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und Verknüpfungen.
- Umwandlungen in ein anderes Format sind statthaft, müssen aber dokumentiert werden. So kann z. B. aus einem Datumsformat ein Zahlenformat gemacht werden.
- Inhaltliche Änderungen sind unzulässig.
- Bei der Übertragung von OCR-Datenbanken (Texterkennung) muss sichergestellt sein, dass das alte und das neue OCR-Verfahren dieselben Ergebnisse liefern.
- Die Umwandlungen sind zu dokumentieren.
Das neue System muss dieselben Auswertungsmöglichkeiten wie das bisherige System ermöglichen.
Nur wenn alle o. g. Punkte erfüllt sind, muss das alte System nicht mehr vorgehalten werden! (s. a. Datenzugriff)
Nicht zulässig sind:
- Umwandlung von PDF/A-Dateien ab der Norm PDF/A-3 in ein Bildformat (z. B. TIFF, JPEG etc.), da dann die in den PDF/A-Dateien enthaltenen XML-Daten und ggf. auch vorhandene Volltextinformationen gelöscht werden.
- Umwandlung von elektronischen Grund(buch)aufzeichnungen (z. B. Kasse, Warenwirtschaft) in ein PDF-Format.
- Umwandlung von Journaldaten einer Finanzbuchhaltung oder Lohnbuchhaltung in ein PDF-Format.
Datenzugriff bei Auslagerung oder Systemwechsel
Wurde noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen, müssen bei der Auslagerung der Daten aus dem Produktivsystem in ein anderes Datenverarbeitungssystem oder bei komplettem Systemwechsel die betroffenen Daten nach Ablauf des 5. Kalenderjahres der Umstellung nur noch auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorgehalten werden.[3] Das alte System muss nicht mehr gepflegt werden. Bei künftigen Betriebsprüfungen ist folglich nur noch der Datenzugriff per Datenträgerüberlassung (sog. "Z3-Zugriff") möglich.[4]
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