Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) unterscheiden zwischen verschiedenen Formaten. Je nach Entstehung und Format sind unterschiedliche Aufbewahrungsmodi zu beachten.

 
GoBD Handling rechtliche Folge
Mithilfe des Datenverarbeitungssystems erstellte Papierbelege Erstellen der Ausgangsrechnungen mit Textverarbeitungsprogramm. Nach Ausdruck der Rechnung wird die Maske (Dokumentenvorlage) mit der nächsten Rechnung überschrieben.

Aufbewahrung der Rechnungskopie nur als Papierdokument möglich.[1]

Werden die einzelnen Rechnungen separat gespeichert, sind auch diese Daten aufbewahrungspflichtig.
Im Datenverarbeitungssystem erstellte bzw. generierte digitale Belege Ausgangsrechnungen, elektronisch abgeschlossene Verträge, Handels- und Geschäftsbriefe, Verfahrensdokumentation werden als (einzelne) Textdokumente erstellt. Aufbewahrungspflichtig im digitalen Ursprungsformat[2]

Tab. 1: Datenformat und Aufbewahrung

Bei der Aufbewahrung sind folgende Punkte zu beachten:

  • Aufbewahrung als Bild oder Datenträger:

    Die Aufbewahrung als Bild- oder Datenträger ist möglich. Ausnahmen sind:

    • Bilanzen
    • zu unterschreibende Zollpapiere

      Für diese ist eine zwingende Papierform vorgeschrieben.

  • Umwandlung in ein anderes Datenformat

    • Sind Dokumente elektronisch entstanden, sind diese im ursprünglichen Dateiformat digital aufzubewahren.[3]
    • Digital entstandene Dokumente können zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden; die digitalen Daten dürfen jedoch nicht gelöscht werden.
    • Die im Ursprungsformat bestehende maschinelle Auswertbarkeit darf nicht durch Umwandlung in ein anderes Datenformat beschränkt werden.[4]
    • Bei Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) darf keine inhaltliche Veränderung[5] oder Verdichtung[6] vorgenommen werden.
    • Wenn Daten in ein anderes Format umgewandelt worden sind, müssen grds. beide Versionen aufbewahrt werden.[7] Sofern folgende Punkte eingehalten werden, können die Ur-Daten vernichtet werden:[8]

      • Es werden keine bildlichen oder inhaltlichen Veränderungen vorgenommen.
      • Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
      • Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
      • Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt. D. h. in der Verfahrensdokumentation wird die Konvertierung so genau dargestellt, dass das alte Datenformat wieder hergestellt werden kann und eine erneute Übertragung die Daten im konvertierten Format wieder herstellt und so eine retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist.
  • Papierbelege und bildliches Erfassen (= Scannen, Fotografieren, ... ):

    • Papierbelege können in Papierform aufbewahrt werden; sie müssen nicht zwingend digitalisiert werden.[9]
  • Indizierung

    • Bei selbst erstellten digitalen Dokumente wird der Index durch das System erstellt.
    • Bei erhaltenen digitalen Dokumenten wird der Index mittels elektronischen Anhangs erstellt.
    • Bei eingescannten / fotografierten Papierbelegen erfolgt die Indexerstellung durch das System bzw. den aufgebrachten Barcode.
    • Indizierungen (z. B. Aufkleber) sind so anzubringen, dass der ursprüngliche Dokumentinhalt lesbar bleibt.

    Theoretisch kann auf eine Indizierung verzichtet werden, sofern sichergestellt ist, dass das elektronische Dokument auch ohne Index verwaltet werden kann und in angemessener Zeit wieder auffindbar ist.

  • Kryptographie: Werden Verschlüsselungstechniken (z. B. bei einer E-Mail, einer Datenübertragung oder einer Datensicherung) eingesetzt, müssen die Daten dem Finanzamt in entschlüsselter Form zur Verfügung gestellt werden.[10]

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