Gem. § 147 AO müssen folgende Unterlagen aufbewahrt werden:
- Bücher und Aufzeichnungen (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),[1]
- Inventare (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),[2]
- Jahresabschlüsse, Lageberichte (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),[3]
- die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),[4]
- Buchungsbelege (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),[5]
- Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex; das sind Unterlagen für Zollverfahren, z. B. Rechnung, Präferenznachweise, Ursprungszeugnisse oder Beförderungspapiere (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),[6]
- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe (Aufbewahrungsfrist 6 Jahre),[7]
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe (insbes. Rechnungen) (Aufbewahrungsfrist 6 Jahre),[8]
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (Aufbewahrungsfrist 6 Jahre).[9]
Eine Aufbewahrung ist auch auf einem Bild- oder Datenträger möglich, allerdings mit Ausnahme folgender Unterlagen:[10]
- Jahresabschluss,
- Eröffnungsbilanz und
- zu unterschreibende Zollpapiere
Diese sind in Papierform aufzubewahren.
Zu den Regelungen für Einnahmen-Überschussrechner s. separate Ausführungen.[11]
Zu beachten sind sonstige Aufbewahrungspflichten außerhalb der Abgabenordnung, z. B.:
- Aufbewahrungspflicht für Rechnungen gem. § 14b UStG
- Außersteuerliche Aufbewahrungsvorschriften (HGB, branchenspezifische Regelungen, z. B. bei Fahrschulen für die Ausbildungsnachweise)
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