GoBD: Von A wie Aufzeichnungen bis Z wie Zwangsgeld / 2 Aufbewahrungsvorschriften

2.1 Umfang

Der Umfang der aufzubewahrenden Unterlagen richtet sich nach der Art der Gewinnermittlung sowie den Vorschriften der Abgabenordnung und der Einzelgesetze (insbesondere Umsatzsteuergesetz).

2.2 Aufzubewahrende Unterlagen

• Gem. § 147 AO müssen folgende Unterlagen aufbewahrt werden:

  • Bücher und Aufzeichnungen (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),^[1]
  • Inventare (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),^[2]
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),^[3]
  • die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),^[4]
  • Buchungsbelege (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),^[5]
  • Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex; das sind Unterlagen für Zollverfahren, z. B. Rechnung, Präferenznachweise, Ursprungszeugnisse oder Beförderungspapiere (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),^[6]
  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe (Aufbewahrungsfrist 6 Jahre),^[7]
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe (insbes. Rechnungen) (Aufbewahrungsfrist 6 Jahre),^[8]

  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (Aufbewahrungsfrist 6 Jahre).^[9]

    Eine Aufbewahrung ist auch auf einem Bild- oder Datenträger möglich, allerdings mit Ausnahme folgender Unterlagen:^[10]

    • Jahresabschluss,
    • Eröffnungsbilanz und
    • zu unterschreibende Zollpapiere

    Diese sind in Papierform aufzubewahren.

  Zu den Regelungen für Einnahmen-Überschussrechner s. separate Ausführungen.^[11]

  Zu beachten sind sonstige Aufbewahrungspflichten außerhalb der Abgabenordnung, z. B.:

  • Aufbewahrungspflicht für Rechnungen gem. § 14b UStG
  • Außersteuerliche Aufbewahrungsvorschriften (HGB, branchenspezifische Regelungen, z. B. bei Fahrschulen für die Ausbildungsnachweise)

[1] § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 Satz 1 AO.

[2] § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 Satz 1 AO.

[3] § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 Satz 1 AO.

[4] § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 Satz 1 AO.

[5] § 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 Satz 1 AO.

[6] § 147 Abs. 1 Nr. 4a und Abs. 3 Satz 1 AO.

[7] § 147 Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 3 Satz 1 AO.

[8] § 147 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 3 Satz 1 AO.

[9] § 147 Abs. 1 Nr. 5 und Abs. 3 Satz 1 AO.

[10] § 147 Abs. 2 AO.

[11] S.Abschnitt 3

2.3 Steuerliche Aufbewahrungsfrist

Die steuerliche Aufbewahrungsfrist beginnt^[1] am Schluss des Kalenderjahres, in welchem

• die Bilanz aufgestellt wurde,

• das Inventar aufgestellt wurde,

• die letzte Eintragung im Geschäftsbuch vorgenommen wurde,

• die Aufzeichnungen gemacht worden sind,

• die Unterlagen entstanden sind,

• der Geschäfts- oder Handelsbrief eingegangen ist,

• der Geschäfts- oder Handelsbrief versandt worden ist.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich 6 oder 10 Jahre.^[2]

Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, wenn Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.^[3]

[1] § 147 Abs. 4 AO.

[2] § 147 Abs. 3 Satz 1 AO.

[3] § 147 Abs. 3 Satz 5 AO.

2.4 Format

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) unterscheiden zwischen verschiedenen Formaten. Je nach Entstehung und Format sind unterschiedliche Aufbewahrungsmodi zu beachten.

GoBD	Handling	rechtliche Folge
Mithilfe des Datenverarbeitungssystems erstellte Papierbelege	Erstellen der Ausgangsrechnungen mit Textverarbeitungsprogramm. Nach Ausdruck der Rechnung wird die Maske (Dokumentenvorlage) mit der nächsten Rechnung überschrieben.	Aufbewahrung der Rechnungskopie nur als Papierdokument möglich.[1] Werden die einzelnen Rechnungen separat gespeichert, sind auch diese Daten aufbewahrungspflichtig.
Im Datenverarbeitungssystem erstellte bzw. generierte digitale Belege	Ausgangsrechnungen, elektronisch abgeschlossene Verträge, Handels- und Geschäftsbriefe, Verfahrensdokumentation werden als (einzelne) Textdokumente erstellt.	Aufbewahrungspflichtig im digitalen Ursprungsformat[2]

Tab. 1: Datenformat und Aufbewahrung

Bei der Aufbewahrung sind folgende Punkte zu beachten:

• Aufbewahrung als Bild oder Datenträger:

  Die Aufbewahrung als Bild- oder Datenträger ist möglich. Ausnahmen sind:

  • Bilanzen

  • zu unterschreibende Zollpapiere

    Für diese ist eine zwingende Papierform vorgeschrieben.

• Umwandlung in ein anderes Datenformat

  • Sind Dokumente elektronisch entstanden, sind diese im ursprünglichen Dateiformat digital aufzubewahren.^[3]
  • Digital entstandene Dokumente können zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden; die digitalen Daten dürfen jedoch nicht gelöscht werden.
  • Die im Ursprungsformat bestehende maschinelle Auswertbarkeit darf nicht durch Umwandlung in ein anderes Datenformat beschränkt werden.^[4]
  • Bei Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) darf keine inhaltliche Veränderung^[5] oder Verdichtung^[6] vorgenommen werden.

  • Wenn Daten in ein anderes Format umgewandelt worden sind, müssen grds. beide Versionen aufbewahrt werden.^[7] Sofern folgende Punkte eingehalten werden, können die Ur-Daten vernichtet werden:^[8]

    • Es werden keine bildlichen oder inhaltlichen Veränderungen vorgenommen.
    • Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Inf...